Was vor drei Wochen noch nach Vorsorge klang, ist jetzt Realität. Schulen und Kitas sind geschlossen, viele Geschäfte ebenfalls, und die Bundesregierung bittet eindringlich darum, Kontakte so weit wie möglich zu reduzieren. Viele Betriebe in Mainz und Umgebung müssen jetzt sehr schnell ins Homeoffice. Deshalb haben wir eine Homeoffice-Checkliste für Corona-Zeiten zusammengestellt: in 48 Stunden vom Büro an den Küchentisch, ohne dass die Sicherheit auf der Strecke bleibt. Perfekt wird es in zwei Tagen nicht. Funktionieren kann es aber.
Vorab: Prioritäten setzen
Bevor Sie irgendetwas installieren, klären Sie mit der Geschäftsführung drei Fragen:
- Wer muss zwingend vor Ort bleiben, etwa für Lager, Produktion, Post oder Notdienst?
- Wer kann sofort ins Homeoffice, wer erst in einigen Tagen?
- Welche Abläufe dürfen auf keinen Fall ausfallen, zum Beispiel Kundentelefon, Auftragsannahme, Lohnabrechnung, Zahlungsverkehr?
So wissen Sie, wo Sie anfangen. Nicht jeder muss am ersten Tag perfekt ausgestattet sein.
Homeoffice-Checkliste Corona: Die ersten 12 Stunden
- Geräte zählen: Welche Laptops sind vorhanden? Wer kann seinen Büro-PC mitnehmen? Wer hat zu Hause einen geeigneten Rechner?
- Fernzugriff prüfen: Gibt es ein VPN? Wie viele gleichzeitige Verbindungen schafft es? Funktioniert der Zugriff auf Laufwerke und Fachsoftware?
- Telefonie klären: Kann die Telefonanlage Anrufe auf Handys umleiten? Gibt es Softphones? Wer übernimmt die Zentrale?
- Zugangsdaten einsammeln: Kennen alle ihre Passwörter, oder sind sie nur im Browser im Büro gespeichert?
- Nachbestellen: Headsets, Webcams und Laptops werden gerade vielerorts knapp. Was Sie brauchen, sollten Sie sofort bestellen.
Stunde 12 bis 36: Einrichten und ausgeben
- Laptops vorbereiten: Updates, Virenschutz, VPN, benötigte Programme, Festplattenverschlüsselung, wenn möglich.
- Bei Privatgeräten: Zugriff nur über einen geschützten Weg, etwa einen Remote-Desktop über VPN. Keine Firmendaten lokal speichern. Mindestanforderungen festlegen: aktuelles Betriebssystem, Virenschutz, eigenes Benutzerkonto.
- Kommunikationswerkzeug festlegen: Ein Werkzeug für Chat und Videokonferenzen für alle, nicht jeder sein eigenes.
- Ausgabe organisieren: Geräte gegen Unterschrift ausgeben, mit kurzer Einweisung. Abstand halten bei der Übergabe.
- Kurzanleitung verteilen: Eine Seite mit den wichtigsten Schritten: VPN starten, Laufwerke finden, Telefon umleiten, wen man bei Problemen anruft.
Stunde 36 bis 48: Testen und Regeln festlegen
- Testanruf und Testkonferenz: Jeder meldet sich einmal von zu Hause, ruft an und nimmt an einer kurzen Videokonferenz teil.
- Last testen: Was passiert, wenn alle gleichzeitig arbeiten? Werden Verbindungen langsam? Müssen Arbeitszeiten gestaffelt werden?
- Regeln kommunizieren: Erreichbarkeit, tägliche Abstimmung, Umgang mit Datenschutz, wer bei IT-Problemen hilft.
- Notfallkontakt benennen: Eine Person, die IT-Probleme sammelt und weitergibt, damit nicht alle gleichzeitig beim Dienstleister anrufen.
Nicht vergessen: Die Abläufe hinter der Technik
Wenn alle zu Hause sind, zeigen sich schnell Abläufe, die bisher nur funktionierten, weil man sich im Büro begegnete. Klären Sie deshalb auch:
- Post: Wer leert den Briefkasten, scannt Eingänge und verteilt sie?
- Freigaben und Unterschriften: Wie werden Rechnungen freigegeben und Verträge unterschrieben, wenn die Geschäftsführung nicht im Haus ist?
- Zahlungsverkehr: Funktionieren Onlinebanking und TAN-Verfahren auch von zu Hause? Liegt der TAN-Generator vielleicht noch in der Schreibtischschublade?
- Datensicherung: Läuft das Backup weiter, und prüft jemand, ob es erfolgreich war?
- Büro: Wer schaut regelmäßig nach dem Rechten, wenn niemand mehr vor Ort ist?
Sicherheit: Gerade jetzt nicht nachlässig werden
In Ausnahmesituationen werden Sicherheitsregeln gern über Bord geworfen. Genau darauf setzen Betrüger, und sie nutzen die Verunsicherung bereits mit Mails rund um das Coronavirus aus. Unsere wichtigsten Punkte:
| Bitte nicht | Stattdessen |
|---|---|
| Remote-Desktop ungeschützt ins Internet freigeben | Zugriff nur über VPN oder ein abgesichertes Gateway |
| Ein gemeinsames Passwort für alle | persönliche Zugänge, wo möglich mit zweitem Faktor |
| Firmendaten auf private USB-Sticks oder in private Cloud-Speicher | Daten bleiben auf Firmenservern oder freigegebenen Diensten |
| Auf Mails mit „dringender Corona-Information“ klicken | Infos nur aus bekannten, offiziellen Quellen |
| Zahlungsanweisungen per Mail ungeprüft ausführen | telefonisch rückversichern, besonders jetzt |
Datenschutz am Küchentisch
Auch zu Hause gilt die DSGVO. Bildschirm sperren, wenn man aufsteht. Keine vertraulichen Telefonate, wenn die Familie zuhört. Ausdrucke nicht in den Hausmüll, sondern sammeln und später im Büro vernichten. Wenn Sie schnell neue Werkzeuge für Videokonferenzen oder Dateiaustausch einführen, dokumentieren Sie das und holen Sie die datenschutzrechtliche Prüfung nach, sobald die erste Hektik vorbei ist. Ihr Datenschutzbeauftragter hilft dabei.
Und dann: Durchhalten und verbessern
Niemand weiß, wie lange diese Situation dauert. Planen Sie nach der ersten Woche eine kurze Bestandsaufnahme: Was läuft gut, was hakt? Wo fehlen Geräte oder Lizenzen? Welche Abläufe, die bisher auf Papier liefen, müssen digital werden? Viele Lösungen, die jetzt im Eiltempo entstehen, lassen sich danach in Ruhe verbessern.
Halten Sie außerdem Kontakt zu Ihren Kunden. Eine kurze Information auf der Website, im Google-Eintrag und per Mail, wie und zu welchen Zeiten Sie erreichbar sind, schafft Vertrauen und erspart viele Nachfragen. Wenn sich Öffnungszeiten oder Abläufe ändern, sagen Sie es lieber einmal zu viel als zu wenig.
Und ein menschlicher Hinweis zum Schluss: Viele Ihrer Mitarbeitenden betreuen gerade nebenbei ihre Kinder. Ein bisschen Nachsicht bei Erreichbarkeit und Tempo zahlt sich aus.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie müssen Ihr Team jetzt schnell ins Homeoffice bringen und wissen nicht, wo anfangen? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer unterstützt Sie per Fernwartung und, wo nötig, vor Ort mit Abstand und Vorsicht: VPN, Telefonie, Laptops, Sicherheit. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Bleiben Sie gesund!
Herzliche Grüße aus Mainz
