Vor einem Monat haben viele Betriebe Videokonferenzen allenfalls gelegentlich genutzt. Heute hängen Teams, Kunden und Lieferanten täglich in Videocalls. Kein Wunder, dass auch die Fragen zum Thema Videokonferenz und Datenschutz zunehmen. Spätestens seit den Berichten der letzten Tage über Sicherheits- und Datenschutzprobleme bei Zoom fragen uns Kunden: Was dürfen wir eigentlich noch benutzen? Eine ehrliche Antwort vorweg: Die perfekte Lösung gibt es nicht. Aber es gibt Werkzeuge und Einstellungen, mit denen Sie gut und vertretbar arbeiten können.
Was der Datenschutz bei Videokonferenzen verlangt
In einer Videokonferenz werden jede Menge personenbezogene Daten verarbeitet: Namen, Mailadressen, Bild, Stimme, IP-Adressen, Chatnachrichten, manchmal geteilte Dokumente. Nach der DSGVO brauchen Sie dafür eine Rechtsgrundlage, und der Anbieter verarbeitet diese Daten in der Regel in Ihrem Auftrag. Daraus ergeben sich einige Pflichten:
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter
- Prüfung des Serverstandorts und, bei Anbietern außerhalb der EU, einer geeigneten Grundlage für die Datenübermittlung
- Technische Sicherheit: Verschlüsselung, Zugangsschutz, Updates
- Datensparsamkeit: keine Aufzeichnungen ohne Grund und Zustimmung, keine unnötigen Zusatzfunktionen
- Information der Teilnehmenden, zum Beispiel in Ihren Datenschutzhinweisen
Bei Anbietern aus den USA wird die Datenübermittlung derzeit meist auf den EU-US Privacy Shield oder auf Standardvertragsklauseln gestützt. Beide Instrumente stehen allerdings in der Kritik, und beim Europäischen Gerichtshof läuft dazu ein Verfahren. Das sollten Sie im Hinterkopf behalten.
Vier gängige Lösungen im Vergleich
| Lösung | Stärken | Datenschutz-Aspekte |
|---|---|---|
| Zoom | sehr einfach, stabil auch mit vielen Teilnehmenden | US-Anbieter, derzeit stark in der Kritik, Einstellungen sorgfältig prüfen |
| Microsoft Teams | in Office 365 integriert, Chat, Dateien und Video an einem Ort | US-Anbieter, Auftragsverarbeitung über die Microsoft-Vertragsbedingungen, viele Einstellungen beim Administrator |
| Cisco Webex | bewährt im Unternehmensumfeld | US-Anbieter, Vertragsbedingungen und Einstellungen prüfen |
| Jitsi Meet | Open Source, im Browser ohne Konto nutzbar, selbst betreibbar | bei eigenem Server oder deutschem Hoster sehr datensparsam, bei großen Runden weniger stabil |
Zoom: Was ist da los?
Zoom ist in den letzten Wochen enorm gewachsen und steht seither unter genauer Beobachtung. Berichtet wurde unter anderem über Daten, die die iPhone-App an Facebook übermittelte, was inzwischen abgestellt wurde, über missverständliche Angaben zur Verschlüsselung und über ungebetene Gäste, die sich in schlecht geschützte Konferenzen einwählten. Der Anbieter hat angekündigt, sich in den kommenden Monaten vorrangig um Sicherheit und Datenschutz zu kümmern. Unsere Einschätzung zum heutigen Stand: Für vertrauliche Gespräche würden wir Zoom derzeit nicht empfehlen. Wer es für weniger sensible Termine nutzt, sollte die Einstellungen sorgfältig prüfen und die App aktuell halten.
Microsoft Teams: Naheliegend für Office-365-Nutzer
Wer ohnehin Office 365 nutzt, hat mit Teams eine integrierte Lösung. Der Vorteil: Ein Vertrag, eine Benutzerverwaltung, Daten können in europäischen Rechenzentren gespeichert werden. Der Nachteil: Teams kann sehr viel, und nicht alles davon braucht jeder Betrieb. Lassen Sie den Administrator Funktionen wie Aufzeichnungen und Gastzugänge bewusst einstellen.
Jitsi Meet: Die datensparsame Alternative
Jitsi ist quelloffen und läuft im Browser. Sie können es auf einem eigenen Server betreiben oder bei einem Hoster in Deutschland nutzen. Dann verlassen die Daten Ihren Einflussbereich kaum. Für Teambesprechungen in kleiner Runde ist das eine sehr gute Wahl. Bei großen Konferenzen mit vielen Kameras stößt es eher an Grenzen, und der eigene Server will gepflegt werden.
Und private Messenger?
Videoanrufe über private Messenger-Apps auf dem eigenen Handy sind verlockend, weil sie jeder kennt. Für den Betrieb sind sie aber keine gute Wahl: Es gibt in der Regel keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Apps greifen teils auf das Adressbuch zu, und dienstliche und private Kommunikation vermischen sich. Für einen kurzen Rückruf beim Kunden mag das gehen, als Standardwerkzeug für Ihr Team sollten Sie eine der oben genannten Lösungen wählen.
Checkliste: Videokonferenzen datenschutzkonform nutzen
- Einen Anbieter für den Betrieb festlegen, nicht jeder sein eigenes Werkzeug
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen und ablegen
- Verarbeitung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen
- Datenschutzhinweise für Teilnehmende bereitstellen
- Konferenzen mit Passwort oder Warteraum schützen, Links nicht öffentlich posten
- Aufzeichnungen nur mit Grund und Zustimmung aller Teilnehmenden
- Bildschirmfreigabe bewusst einsetzen: vorher Mails und andere Fenster schließen
- Hintergrund prüfen: Was ist hinter Ihnen im Bild zu sehen?
- Apps und Programme aktuell halten
- Falls es einen Betriebsrat gibt, ihn einbeziehen, denn die Einführung solcher Werkzeuge ist mitbestimmungspflichtig
Pragmatisch bleiben
Wir verstehen gut, dass in den letzten Wochen vieles schnell gehen musste. Niemand erwartet, dass jeder Betrieb in einer Ausnahmesituation alles perfekt macht. Wichtig ist, dass Sie die Entscheidungen bewusst treffen, sie dokumentieren und nachbessern, sobald etwas Ruhe einkehrt. Ein schnell eingeführtes Werkzeug, das Sie in einigen Wochen sauber prüfen und gegebenenfalls ersetzen, ist besser als ein Betrieb, in dem jeder irgendein Programm benutzt, von dem die Geschäftsführung nichts weiß.
Unterscheiden Sie außerdem nach Inhalt: Für die tägliche Abstimmung im Team reicht ein anderes Schutzniveau als für ein Gespräch über Gesundheitsdaten, Personalangelegenheiten oder Geschäftsgeheimnisse. Für Letzteres lohnt sich eine besonders datensparsame Lösung oder notfalls das gute alte Telefon.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten wissen, welche Videokonferenzlösung zu Ihrem Betrieb passt und wie Sie sie datenschutzkonform einsetzen? Das Datenschutz-Team der Mittelstandsoptimierer prüft Verträge und Einstellungen, ergänzt Ihre Dokumentation und hilft auf Wunsch auch bei der technischen Einrichtung. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
