Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die ersten zehn Tage sind vorbei, und unser Telefon hat in dieser Zeit öfter zum Thema E-Rechnung geklingelt als zu allem anderen. Zeit für eine erste Zwischenbilanz: Welche Erfahrungen mit der E-Rechnung haben wir bei Kunden gemacht, welche Fragen tauchen immer wieder auf und was sollten Sie jetzt, nach dem Start, noch einmal anschauen?
Der erste Eindruck: Weniger Drama als befürchtet
Die gute Nachricht vorweg: Der große Knall ist ausgeblieben. Die meisten Rechnungen, die in diesen Tagen eintreffen, sind weiterhin klassische PDF- oder Papierrechnungen. Das ist erlaubt, denn beim Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027. Wer zum Jahreswechsel noch nicht alles perfekt eingerichtet hatte, bekommt also ein wenig Luft.
Aber: Die ersten echten E-Rechnungen kommen bereits an, vor allem von größeren Lieferanten, Energieversorgern, Telekommunikationsanbietern und Softwarehäusern. Und genau dort zeigen sich die Stellen, an denen es hakt.
Unsere Erfahrungen mit der E-Rechnung: Die häufigsten Probleme
„Ich habe eine E-Mail mit einer XML-Datei bekommen und kann sie nicht öffnen.“
Das ist mit Abstand die häufigste Frage. Eine XRechnung ist eine reine Datendatei. Wer sie doppelt anklickt, sieht entweder Zeichensalat im Browser oder gar nichts. Die Lösung ist ein Anzeigeprogramm oder eine Buchhaltungssoftware, die das Format lesen kann. Viele Programme haben zum Jahreswechsel ein entsprechendes Update erhalten. Prüfen Sie, ob es bei Ihnen schon installiert ist.
„Die Rechnung sieht aus wie immer, ist das jetzt eine E-Rechnung?“
Wahrscheinlich ist es eine ZUGFeRD-Rechnung: ein PDF, in dem eine XML-Datei steckt. Von außen sieht man das nicht. Wichtig ist, dass beim Ablegen nicht nur das PDF gespeichert wird, sondern die Datei als Ganzes, mit der eingebetteten XML. Manche Scan- und Ablagelösungen „drucken“ PDFs intern neu und verlieren dabei die eingebetteten Daten.
„Die Rechnung ist im Spam gelandet.“
E-Mails mit XML-Anhängen von bisher unbekannten Absendern stuft mancher Spamfilter als verdächtig ein. Schauen Sie in den nächsten Wochen regelmäßig in den Spamordner Ihres Rechnungspostfachs und pflegen Sie bekannte Lieferanten als vertrauenswürdige Absender ein.
„Mein Lieferant schickt die Rechnung an die falsche Adresse.“
Viele Lieferanten haben ihre Stammdaten noch nicht aktualisiert. Wenn Sie eine zentrale Rechnungsadresse eingerichtet haben, teilen Sie sie aktiv mit, am besten mit einer kurzen Rundmail an alle Lieferanten.
„Wer bei uns ist eigentlich zuständig?“
Eine Frage, die weniger technisch ist, aber oft am meisten Zeit kostet. In kleineren Betrieben hat bisher die Chefin die Post geöffnet, die Rechnungen abgezeichnet und in einen Ordner für das Steuerbüro gelegt. Jetzt kommt ein Teil der Rechnungen digital, ein Teil auf Papier, ein Teil als PDF. Ohne klare Zuständigkeit entstehen zwei Ablagen und doppelte Arbeit. Legen Sie fest, wer das Rechnungspostfach betreut, wer die Vertretung übernimmt und wie Papierrechnungen künftig in den gleichen digitalen Ablauf kommen, etwa durch Scannen direkt beim Posteingang.
Was wir richtig gut finden
Bei aller Umstellung: Wo die E-Rechnung schon sauber läuft, zeigt sie ihre Stärken. Rechnungsdaten müssen nicht mehr abgetippt werden, Betrag, Rechnungsnummer und Fälligkeit landen automatisch in der Buchhaltung. Tippfehler werden seltener, die Prüfung geht schneller. Betriebe, die ihre Belegverarbeitung ohnehin digitalisiert haben, merken schon nach wenigen Tagen, dass sich der Aufwand lohnt.
Kurze Antworten auf häufige Fragen
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und ein PDF verlangen? | Nein. Seit dem 1. Januar müssen Sie E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. |
| Darf ich selbst noch PDF-Rechnungen schreiben? | Ja, während der Übergangszeit, wenn der Empfänger zustimmt. Papierrechnungen ebenfalls. |
| Reicht ein ausgedrucktes Exemplar fürs Archiv? | Nein. Das Original ist die elektronische Datei und muss unverändert aufbewahrt werden. |
| Gilt das auch für Kleinunternehmer? | Ja, für den Empfang. Für das Ausstellen gelten für Kleinunternehmer Sonderregeln. |
| Und Rechnungen an Privatkunden? | Sind nicht betroffen. |
Jetzt nachjustieren: Die Checkliste für Januar
- Rechnungspostfach eingerichtet und an alle Lieferanten kommuniziert?
- Spamordner regelmäßig kontrolliert, Lieferanten als sichere Absender hinterlegt?
- Anzeigeprogramm oder Software-Update installiert und getestet?
- ZUGFeRD-Rechnungen werden vollständig, mit eingebetteter XML, abgelegt?
- Archiv unveränderbar und GoBD-konform?
- Freigabeprozess für digitale Rechnungen klar geregelt, wer prüft, wer gibt frei?
- Übergabe an die Steuerberatung abgestimmt?
- Plan für den eigenen Versand von E-Rechnungen bis spätestens zum Ende der Übergangsfrist?
Unser Fazit nach zehn Tagen
Die E-Rechnung ist angekommen, aber noch nicht im Alltag. Das ist auch in Ordnung so. Die Übergangsfristen geben Zeit, Prozesse in Ruhe umzustellen. Nutzen Sie diese Zeit, statt sie zu verschenken. Unsere Empfehlung: Sobald die ersten E-Rechnungen eintreffen, gehen Sie den kompletten Weg einmal bewusst durch, vom Postfach über Prüfung und Freigabe bis ins Archiv. Wo es klemmt, wissen Sie danach sehr genau. Und wenn Sie dabei merken, dass der eigene Versand eigentlich auch schon klappen könnte: umso besser. Ihre großen Kunden werden es Ihnen danken.
Wir helfen Ihnen gerne
Bei Ihnen klemmt es beim Empfang, bei der Anzeige oder beim Archivieren von E-Rechnungen? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer richtet Postfach, Software und Ablage ein, schult Ihr Team und bereitet auch den Versand eigener E-Rechnungen vor. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
