Seit sechs Wochen ist für die meisten Betriebe nichts mehr normal. Viele sind in Kurzarbeit, Aufträge sind weggebrochen oder verschoben, und niemand weiß genau, wann es wieder aufwärts geht. In dieser Lage schaut jede Geschäftsführung auf die Kosten, und die IT ist ein naheliegender Kandidat. Zu Recht: In vielen Betrieben schlummert dort Sparpotenzial, das in guten Zeiten niemand angeschaut hat. Aber Vorsicht: Wer an der falschen Stelle spart, zahlt später drauf. Hier unsere Übersicht, wie Sie IT-Kosten senken können, ohne sich neue Risiken ins Haus zu holen.
Erst die Übersicht, dann der Rotstift
Bevor Sie kündigen, verschieben oder verhandeln, brauchen Sie einen Überblick. Erstellen Sie eine einfache Liste aller laufenden IT-Kosten:
- Software-Lizenzen und Abonnements, einschließlich Cloud-Diensten
- Telefon-, Internet- und Mobilfunkverträge
- Wartungs- und Supportverträge
- Leasing und Mietverträge für Hardware, Drucker und Kopierer
- Webhosting, Domains, Online-Dienste
- Geplante Anschaffungen und Projekte
Notieren Sie jeweils Kosten pro Monat, Laufzeit, Kündigungsfrist und wer den Vertrag tatsächlich nutzt. Allein diese Liste fördert erfahrungsgemäß Überraschungen zutage, etwa das Abo für ein Programm, das seit zwei Jahren niemand mehr öffnet.
Wo Sie IT-Kosten senken können
| Bereich | Ansatz | Aufwand |
|---|---|---|
| Lizenzen | ungenutzte Konten ehemaliger Mitarbeitender löschen, Lizenzstufen prüfen | gering |
| Abonnements | Dienste kündigen, die niemand nutzt, doppelte Werkzeuge zusammenlegen | gering |
| Mobilfunk | Tarife an tatsächliche Nutzung anpassen, Auslandsoptionen streichen | gering bis mittel |
| Festnetz und Internet | Verträge vergleichen, nachverhandeln | mittel |
| Seitenpreise prüfen, überzählige Geräte abmelden | mittel | |
| Wartungsverträge | Leistungsumfang mit tatsächlichem Bedarf abgleichen | mittel |
| Anschaffungen | nicht dringende Projekte verschieben | gering |
Lizenzen: der schnellste Hebel
Bei Office 365 und vielen anderen Cloud-Diensten zahlen Sie pro Benutzer. In vielen Betrieben gibt es Konten, die niemand mehr braucht: ausgeschiedene Mitarbeitende, Praktikanten vom letzten Sommer, Testkonten. Prüfen Sie außerdem, ob jeder die teuerste Lizenzstufe braucht. Wer nur Mails und Teams nutzt, kommt oft mit einer günstigeren Variante aus. Achten Sie aber auf die Vertragsbedingungen: Bei Jahresverträgen lässt sich die Zahl der Lizenzen nicht immer sofort reduzieren, bei monatlicher Abrechnung schon. Bevor Sie Konten löschen, sichern Sie Postfächer und Daten, die Sie aufbewahren müssen.
Verträge: Reden hilft
Viele Anbieter sind in der aktuellen Lage gesprächsbereit. Fragen Sie bei Leasinggebern und Dienstleistern nach Stundungen, verringerten Leistungsumfängen oder vorübergehenden Anpassungen. Das kostet Sie einen Anruf. Gerade bei Mobilfunk lohnt der Blick: Wer gerade nicht reist, braucht keine teuren Auslandspakete, und manches Datenvolumen wird im Homeoffice kaum genutzt, weil das heimische WLAN einspringt.
Projekte: verschieben, nicht streichen
Der neue Server, die Umstellung der Telefonanlage, das neue CRM: Manches kann warten. Prüfen Sie aber genau, ob ein Projekt nicht gerade jetzt Kosten spart oder Risiken senkt. Wer zum Beispiel noch Rechner mit Windows 7 betreibt, sollte deren Austausch nicht verschieben.
Hardware: länger nutzen, gezielt aufrüsten
Ein Rechner, der etwas langsam geworden ist, muss nicht immer gleich ersetzt werden. Oft bringt eine SSD statt der alten Festplatte oder etwas mehr Arbeitsspeicher spürbar mehr Tempo, zu einem Bruchteil der Kosten eines neuen Geräts. Voraussetzung ist, dass das Gerät noch Sicherheitsupdates bekommt und zum Betriebssystem passt. Auch bei Druckern lohnt ein Blick: Wenn ein Teil des Teams dauerhaft zu Hause arbeitet, steht manches Gerät im Büro fast still, kostet aber weiter Miete und Wartung.
Was Sie aus der Krise mitnehmen können
Die letzten Wochen haben in vielen Betrieben Gewohnheiten verändert. Besprechungen laufen per Video, Reisen fallen weg, Papierprozesse wurden digital. Manches davon wird bleiben, und das wirkt sich auf die IT-Kosten aus: weniger Reisekosten, vielleicht weniger Büroflächen, dafür mehr Bedarf an guten Laptops, Headsets und sicherem Fernzugriff. Nutzen Sie den Kostencheck deshalb nicht nur zum Kürzen, sondern auch, um Ihre IT auf die Arbeitsweise auszurichten, die sich gerade herausbildet.
Wo Sie auf keinen Fall sparen sollten
Es gibt Bereiche, in denen Sparen in der Krise besonders gefährlich ist. Betrüger und Kriminelle nutzen die Ausnahmesituation gerade gezielt aus. Hände weg von Kürzungen bei:
- Datensicherung: Ein Datenverlust kann in der jetzigen Lage existenzbedrohend sein.
- Sicherheitsupdates und Virenschutz: Ohne sie ist jeder Rechner ein offenes Tor.
- Firewall und sicherer Fernzugriff: Gerade mit vielen Mitarbeitenden im Homeoffice unverzichtbar.
- Support für kritische Systeme: Wenn die Warenwirtschaft ausfällt, brauchen Sie schnell Hilfe.
Sparen durch bessere Nutzung
Nicht jede Einsparung ist eine Kürzung. Oft zahlen Betriebe für Funktionen, die sie längst haben, aber nicht nutzen. Ein Beispiel: Wer Office 365 hat, bezahlt womöglich parallel einen separaten Dienst für Videokonferenzen oder Dateiaustausch, obwohl Teams und OneDrive bereits enthalten sind. Ähnliches gilt für mehrere Werkzeuge, die dasselbe tun. Eine Bereinigung spart Geld und macht den Alltag einfacher.
Checkliste: IT-Kosten in der Krise senken
- Liste aller IT-Verträge und Kosten erstellen
- Ungenutzte Lizenzen und Konten identifizieren und nach Datensicherung entfernen
- Doppelte Werkzeuge zusammenlegen
- Mobilfunk- und Telefonverträge an die Nutzung anpassen
- Mit Leasinggebern und Dienstleistern über Anpassungen sprechen
- Nicht dringende Projekte verschieben, sicherheitsrelevante nicht
- Sicherheit, Backup und Support unangetastet lassen
- Ergebnisse dokumentieren und in drei Monaten erneut prüfen
Wir helfen Ihnen gerne
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Herzliche Grüße aus Mainz
