Ende November beginnt in vielen Büros die große Geschenkeplanung: Wein für die Stammkunden, Pralinen für die Lieferanten, vielleicht ein kleines Präsent für das Team. Was viele nicht wissen: Bei Kundengeschenken hat das Finanzamt ein Wörtchen mitzureden, und die berühmte 35-Euro-Grenze ist nur ein Teil der Geschichte. Wir haben die wichtigsten steuerlichen Regeln zusammengefasst, wie sie für das Jahr 2015 gelten. Eine Steuerberatung ersetzt dieser Artikel natürlich nicht, er hilft Ihnen aber, die richtigen Fragen zu stellen.
Die 35-Euro-Grenze: Wann ist ein Kundengeschenk steuerlich absetzbar?
Geschenke an Personen, die nicht bei Ihnen angestellt sind, also Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten, dürfen Sie nur dann als Betriebsausgabe abziehen, wenn die Kosten pro Empfänger und Jahr nicht mehr als 35 Euro betragen. So steht es im Einkommensteuergesetz.
Drei Details, die in der Praxis immer wieder für Verwirrung sorgen:
- Es ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Kostet das Geschenk 36 Euro, ist nicht nur der eine Euro über der Grenze nicht absetzbar, sondern der gesamte Betrag.
- Netto oder brutto? Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, zählt der Nettobetrag. Ohne Vorsteuerabzug, etwa bei Ärzten oder Versicherungsvermittlern, zählt der Bruttobetrag.
- Pro Empfänger und Jahr. Bekommt ein Kunde im Sommer schon ein Präsent für 20 Euro, bleiben zu Weihnachten nur noch 15 Euro innerhalb der Grenze.
Liegt ein Geschenk über der Grenze, ist nicht nur der Betriebsausgabenabzug verloren, auch die Vorsteuer darf nicht gezogen werden. Kosten für Verpackung und Versand werden bei der Grenze übrigens nicht mitgerechnet.
Aufzeichnungspflicht: Ohne Liste kein Abzug
Geschenke müssen in der Buchhaltung gesondert erfasst werden, am besten auf einem eigenen Konto. Aus den Unterlagen muss hervorgehen, wer welches Geschenk bekommen hat. Eine einfache Liste mit Empfänger, Datum, Gegenstand und Betrag reicht und sollte zur Rechnung gelegt werden. Fehlt die Aufzeichnung, kann das Finanzamt den Abzug streichen, selbst wenn die Grenze eingehalten wurde.
Ausnahme: Bei sogenannten Streuwerbeartikeln wie Kugelschreibern, Kalendern oder Feuerzeugen mit Firmenlogo müssen Sie die einzelnen Empfänger nicht namentlich festhalten.
Und der Kunde? Die Pauschalsteuer nach § 37b EStG
Ein Punkt, den viele übersehen: Ein Geschenk aus geschäftlichem Anlass kann beim Empfänger steuerpflichtig sein, zum Beispiel wenn er selbst Unternehmer ist. Damit Ihr Kunde sich darum nicht kümmern muss, können Sie als Schenkender die Steuer pauschal übernehmen. Der Pauschsteuersatz beträgt 30 Prozent der Aufwendungen, dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.
Wichtig dabei:
- Das Wahlrecht muss für alle Geschenke eines Jahres einheitlich ausgeübt werden. Sie können sich nicht nur die teuren Geschenke heraussuchen.
- Sie müssen den Empfänger darüber informieren, dass Sie die Steuer übernommen haben.
- Die Pauschalsteuer wird über die Lohnsteuer-Anmeldung abgeführt.
- Streuwerbeartikel bis 10 Euro müssen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht einbezogen werden.
Klingt kompliziert? Ist es auch ein wenig. Gerade hier lohnt der kurze Anruf bei Ihrer Steuerberatung, bevor die Geschenke verschickt werden.
Und das Weihnachtsessen mit Kunden?
Eine Einladung ins Restaurant ist steuerlich kein Geschenk, sondern eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass. Dafür gelten eigene Regeln: Angemessene Bewirtungskosten sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar, die Vorsteuer in voller Höhe. Voraussetzung ist ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern. Die 35-Euro-Grenze spielt hier keine Rolle, ein teures Menü ist also nicht automatisch ein Problem, sofern es angemessen bleibt.
Geschenke an die eigenen Mitarbeiter
Für das eigene Team gelten andere Regeln, denn hier geht es um Arbeitslohn. Die 35-Euro-Grenze spielt keine Rolle. Stattdessen sind diese Grenzen wichtig:
| Anlass | Regel (Stand 2015) |
|---|---|
| Sachgeschenk, z. B. Weihnachtspräsent | Sachbezüge bleiben bis 44 Euro im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei (Freigrenze, gilt für alle Sachbezüge des Monats zusammen). |
| Persönlicher Anlass, z. B. Geburtstag, Hochzeit | Sachzuwendungen bis 60 Euro gelten als Aufmerksamkeit und sind steuerfrei. Weihnachten zählt nicht als persönlicher Anlass. |
| Weihnachtsfeier | Seit 2015 gilt ein Freibetrag von 110 Euro je Mitarbeiter und Veranstaltung, für bis zu zwei Feiern im Jahr. |
| Geldgeschenke und Gutscheine über einen Geldbetrag | Grundsätzlich voll steuer- und beitragspflichtig. |
Achtung bei der 44-Euro-Grenze: Bekommt ein Mitarbeiter im Dezember bereits einen anderen Sachbezug, etwa einen Tankgutschein, zählen beide zusammen.
Unsere Tipps für entspannte Weihnachtsgeschenke
- Budget pro Empfänger festlegen, lieber knapp unter 35 Euro netto bleiben als knapp darüber.
- Liste mit allen Empfängern anlegen und zur Rechnung nehmen.
- Geschenke des ganzen Jahres pro Empfänger zusammenrechnen.
- Vorab mit der Steuerberatung klären, ob Sie die Pauschalsteuer nutzen.
- Mitarbeitergeschenke getrennt planen und mit der Lohnbuchhaltung abstimmen.
Lieber persönlich als teuer
Ganz unabhängig von der Steuer: Ein Geschenk wirkt nicht durch den Preis, sondern durch die Geste. Eine handgeschriebene Karte, ein regionales Produkt aus Rheinhessen oder ein kleines Präsent, das zum Kunden passt, bleibt oft länger in Erinnerung als die zwanzigste Weinflasche im Lager. Werbeartikel mit Logo funktionieren dann gut, wenn sie nützlich sind und tatsächlich benutzt werden. Und wer mag, verbindet die Weihnachtspost mit einem Dank für das gemeinsame Jahr und einem kurzen Ausblick auf das nächste. Das kostet keinen Cent extra und fällt garantiert unter keine Grenze.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Kundengeschenke, Weihnachtskarten oder Werbeartikel gestalten, die zu Ihrer Marke passen? Das Marketing-Team der Mittelstandsoptimierer entwickelt mit Ihnen Ideen und setzt sie um, die steuerlichen Fragen klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
