Kurz vor dem Jahreswechsel ist in vielen Büros etwas Ruhe eingekehrt, und genau jetzt ist ein guter Moment für eine unbequeme Frage: Wenn morgen Ihr Server ausfällt, wie schnell sind Ihre Daten wieder da? Wenn Sie zögern, ist dieser Artikel für Sie. Die 3-2-1-Backup-Regel ist eine einfache Faustformel, mit der Sie Ihre Datensicherung überprüfen und verbessern können, ganz ohne Fachchinesisch.
Die 3-2-1-Regel in einem Satz
Halten Sie 3 Kopien Ihrer Daten vor, auf 2 unterschiedlichen Speichermedien, und bewahren Sie 1 Kopie außer Haus auf.
Das klingt nach viel, ist aber logisch, wenn man sich anschaut, was alles schiefgehen kann:
- Drei Kopien: Die Originaldaten plus zwei Sicherungen. Fällt eine Sicherung aus, gibt es noch eine zweite.
- Zwei Medien: Festplatten einer Serie können ähnliche Fehler haben, ein Gerät kann komplett ausfallen. Unterschiedliche Medien, etwa ein Netzwerkspeicher und Wechselfestplatten, verringern das Risiko, dass alles gleichzeitig kaputtgeht.
- Eine außer Haus: Gegen Brand, Wasserschaden oder Einbruch hilft keine Sicherung, die im selben Raum steht wie der Server.
Warum eine Sicherung allein nicht reicht
In unserer Praxis treffen wir immer wieder auf dieselbe Situation: Es gibt eine Sicherung, und zwar auf einer USB-Festplatte, die seit Jahren am Server hängt. Das ist besser als nichts, aber gefährlich. Die Festplatte ist ständig angeschlossen, sie steht am selben Ort, und niemand hat je getestet, ob die Daten wieder herstellbar sind.
Dazu kommt eine Bedrohung, die in den letzten Jahren stark zugenommen hat: Verschlüsselungstrojaner wie CryptoLocker. Sie verschlüsseln nicht nur die Dateien auf dem PC, sondern alles, was sie im Netzwerk erreichen, also auch eine ständig verbundene Sicherungsfestplatte. Gegen diese Angriffe hilft nur eine Kopie, die zumindest zeitweise vom Netz getrennt ist.
So setzen Sie die 3-2-1-Regel im kleinen Büro um
Beispiel 1: Büro mit fünf Arbeitsplätzen und einem Server
- Kopie 1: Die Daten auf dem Server.
- Kopie 2: Tägliche automatische Sicherung auf einen Netzwerkspeicher (NAS) im Haus.
- Kopie 3: Wöchentliche Sicherung auf zwei wechselnde externe Festplatten, von denen immer eine beim Geschäftsführer zu Hause oder im Bankschließfach liegt.
Beispiel 2: Freiberufler ohne Server
- Kopie 1: Daten auf dem Laptop.
- Kopie 2: Automatische Sicherung auf eine externe Festplatte im Büro.
- Kopie 3: Verschlüsselte Sicherung bei einem Online-Backup-Dienst, idealerweise mit Rechenzentrum in Deutschland.
Zum Online-Backup ein Hinweis: Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs zu Safe Harbor im Oktober sollten Sie bei Anbietern aus den USA genau prüfen, auf welcher Grundlage Daten dort gespeichert werden. Für personenbezogene Daten sind Anbieter mit Speicherort in der EU derzeit die entspanntere Wahl, und die Sicherung sollte verschlüsselt sein, bevor sie Ihr Büro verlässt.
Welches Medium wofür?
| Medium | Stärken | Schwächen |
|---|---|---|
| Netzwerkspeicher (NAS) | automatisch, schnell, viel Platz | steht meist im selben Gebäude, im Netz angreifbar |
| Externe Festplatten | günstig, leicht auszulagern | Wechseln wird gern vergessen, empfindlich gegen Stöße |
| Bandlaufwerk | robust, lange haltbar, gut auslagerbar | höhere Einstiegskosten, eher für größere Datenmengen |
| Online-Backup | automatisch außer Haus | abhängig von Internetleitung, Datenschutz prüfen |
Wie oft sollten Sie sichern?
Die 3-2-1-Regel sagt, wo Ihre Kopien liegen sollen, aber nicht, wie oft sie entstehen. Die Antwort hängt von einer einfachen Frage ab: Wie viel Arbeit können Sie sich leisten zu verlieren? Wer nur einmal pro Woche sichert, riskiert im schlimmsten Fall eine ganze Arbeitswoche.
Bewährt hat sich das sogenannte Generationenprinzip:
- Täglich eine Sicherung, die einige Tage aufbewahrt wird.
- Wöchentlich eine Sicherung, die einige Wochen aufbewahrt wird.
- Monatlich eine Sicherung, die über Monate oder länger aufbewahrt wird.
So können Sie auch eine Datei zurückholen, die vor drei Wochen versehentlich gelöscht oder unbemerkt beschädigt wurde.
Das Wichtigste: Testen Sie die Wiederherstellung
Eine Datensicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Hoffnung, keine Sicherung. Spielen Sie regelmäßig einzelne Dateien und mindestens einmal im Jahr ein vollständiges System testweise zurück. Notieren Sie, wie lange das gedauert hat. So wissen Sie im Ernstfall, ob Sie nach einer Stunde oder nach drei Tagen wieder arbeiten können.
Nicht vergessen: Aufbewahrungspflichten
Für Unternehmen geht es nicht nur um Bequemlichkeit. Steuerrelevante Unterlagen müssen über viele Jahre aufbewahrt werden, und seit Januar 2015 gelten dafür die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, kurz GoBD. Eine verlässliche Datensicherung ist ein wichtiger Baustein, um diese Pflichten zu erfüllen. Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung, welche Daten wie lange vorgehalten werden müssen.
Checkliste für den Jahreswechsel
- Welche Daten werden gesichert, und fehlt etwas (E-Mails, Datenbanken, Laptops im Außendienst)?
- Gibt es drei Kopien auf zwei Medien?
- Liegt eine Kopie außer Haus, und ist sie aktuell?
- Ist mindestens eine Sicherung vom Netzwerk getrennt?
- Laufen die Sicherungen fehlerfrei, und liest jemand die Protokolle?
- Wann wurde zuletzt eine Wiederherstellung getestet?
- Wer ist zuständig, und wer vertritt diese Person im Urlaub?
Wenn Sie bei mehr als zwei Punkten passen müssen, haben Sie einen guten Vorsatz für das neue Jahr gefunden.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihre Datensicherung nach der 3-2-1-Regel aufstellen oder einfach einmal prüfen lassen? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer analysiert Ihre bestehende Sicherung, schlägt eine passende Lösung vor und testet mit Ihnen die Wiederherstellung. Rufen Sie uns an unter 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
