Im März ging alles ganz schnell: Laptop unter den Arm, Ordner in den Kofferraum, und ab an den Küchentisch. Ein halbes Jahr später ist klar, dass das Homeoffice für viele Teams kein Provisorium mehr ist. Damit rückt eine Frage in den Vordergrund, die im Frühjahr oft hintenanstand: Wie steht es eigentlich um den Homeoffice-Datenschutz? Die DSGVO macht keine Ausnahme für das Arbeitszimmer. Verantwortlich für die Daten bleibt das Unternehmen, egal an welchem Tisch gearbeitet wird.
Vom Notbehelf zur Dauerlösung
Im Frühjahr hatten die meisten Aufsichtsbehörden Verständnis für pragmatische Lösungen. Dieses Verständnis wird aber nicht ewig halten. Wer jetzt dauerhaft auf Heimarbeit setzt, sollte die Improvisationen der ersten Wochen durch klare Regeln ersetzen. Typische Baustellen, die wir bei Kunden sehen:
- Mitarbeiter arbeiten auf privaten Rechnern, die auch die Kinder für Hausaufgaben nutzen.
- Kundenakten liegen auf dem Esstisch, wo Besuch und Familie sie sehen können.
- Dateien werden per privater E-Mail oder USB-Stick hin- und hergeschickt.
- Vertrauliche Telefonate laufen im Wohnzimmer, während der smarte Lautsprecher mithört.
- Ausdrucke landen im Hausmüll statt im Aktenvernichter.
Homeoffice-Datenschutz: Die drei Ebenen
Es hilft, das Thema in drei Ebenen zu denken: Organisation, Technik und der Arbeitsplatz selbst.
1. Organisation: Regeln schriftlich festhalten
Eine kurze Homeoffice-Richtlinie schafft Klarheit für alle. Sie muss nicht zwanzig Seiten lang sein. Wichtig sind vor allem diese Punkte:
- Welche Daten und Unterlagen dürfen mit nach Hause, welche nicht?
- Welche Geräte und Programme sind erlaubt?
- Wie werden Ausdrucke und Papierakten aufbewahrt und vernichtet?
- Was tun bei Verlust eines Geräts oder bei einem Verdacht auf eine Datenpanne? (Achtung: 72-Stunden-Frist zur Meldung an die Aufsichtsbehörde.)
- Wer ist Ansprechpartner bei Fragen?
Lassen Sie sich die Kenntnisnahme von den Mitarbeitern bestätigen und nutzen Sie die Gelegenheit für eine kurze Datenschutz-Schulung, gern auch per Video.
2. Technik: Firmengeräte und sichere Verbindungen
Am saubersten ist die Lösung mit Firmengeräten. Dann haben Sie die Kontrolle über Updates, Virenschutz und Verschlüsselung. Wo private Geräte unvermeidbar sind, sollten zumindest ein eigenes Benutzerkonto, aktuelle Updates und eine Festplattenverschlüsselung Pflicht sein. Der Zugriff auf Firmendaten sollte über eine verschlüsselte Verbindung laufen, etwa ein VPN oder eine Terminalserver-Lösung, nicht über offene Freigaben oder private Cloud-Konten.
Bei Videokonferenz-Tools hat das Frühjahr gezeigt, dass nicht jedes Werkzeug von Anfang an gut abgesichert war. Prüfen Sie Einstellungen wie Warteraum, Meeting-Passwörter und Aufzeichnungsrechte und schließen Sie mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Seit dem Schrems-II-Urteil des EuGH im Juli gehört auch die Frage dazu, ob Daten in die USA fließen.
3. Arbeitsplatz: Der Klassiker Küchentisch
Der beste Server nützt nichts, wenn der Bildschirm zum Fenster zeigt. Ein abschließbarer Schrank oder zumindest eine abschließbare Box für Unterlagen, eine Blickschutzfolie und die Gewohnheit, den Rechner beim Aufstehen zu sperren, bringen viel. Und ja: Smarte Lautsprecher haben in der Nähe vertraulicher Gespräche nichts verloren. Einfach Mikrofon aus oder in einen anderen Raum stellen.
Checkliste für den dauerhaften Homeoffice-Arbeitsplatz
| Bereich | Maßnahme | Erledigt? |
|---|---|---|
| Richtlinie | Homeoffice-Regeln schriftlich, von allen bestätigt | ☐ |
| Geräte | Firmengerät oder geprüftes Privatgerät mit eigenem Konto | ☐ |
| Verschlüsselung | Festplatte verschlüsselt, Bildschirmsperre automatisch | ☐ |
| Zugriff | VPN oder Terminalserver, keine privaten Cloud-Konten | ☐ |
| Papier | abschließbare Aufbewahrung, Aktenvernichter vorhanden | ☐ |
| Kommunikation | freigegebene Tools mit Auftragsverarbeitungsvertrag | ☐ |
| Raum | kein Einblick von Dritten, keine Sprachassistenten in Hörweite | ☐ |
| Notfall | Meldeweg für Verlust und Datenpannen bekannt | ☐ |
Darf der Arbeitgeber das Homeoffice kontrollieren?
Eine Frage, die regelmäßig kommt. Die Wohnung ist durch das Grundgesetz besonders geschützt, ein Zutrittsrecht des Arbeitgebers gibt es nicht ohne Weiteres. Wer dauerhafte Heimarbeitsplätze einrichtet, sollte deshalb in einer Vereinbarung regeln, ob und unter welchen Bedingungen ein Besuch, etwa durch den Datenschutzbeauftragten, möglich ist. Eine lückenlose Überwachung der Mitarbeiter per Software ist dagegen in aller Regel unzulässig. Vertrauen, klare Regeln und gute Technik sind der bessere Weg.
Telefon und Videokonferenz: Die unterschätzte Baustelle
Im Büro schließt man die Tür, zuhause sitzt der Partner im Nebenzimmer im eigenen Videocall, und die Wände sind dünn. Gespräche mit Kunden, Bewerbern oder über Personalangelegenheiten gehören nicht in Hörweite anderer Personen. Ein Headset hilft schon viel, weil zumindest der Gesprächspartner nicht durch den Raum schallt. Bei Videokonferenzen lohnt ein Blick auf den Hintergrund: Wandkalender mit Kundenterminen, Whiteboards mit Projektnamen oder das Familienfoto müssen nicht ins Bild. Viele Programme bieten inzwischen einen weichgezeichneten oder virtuellen Hintergrund an.
Ebenso wichtig ist die Frage, welche Werkzeuge überhaupt genutzt werden dürfen. Wenn jeder Mitarbeiter mit Kunden über einen anderen Dienst telefoniert, verliert die Firma schnell den Überblick, wo welche Daten landen. Legen Sie ein oder zwei freigegebene Tools fest und erklären Sie kurz, warum. Das ist am Ende auch für die Mitarbeiter bequemer.
Unser Tipp aus der Praxis
Fangen Sie nicht mit der perfekten Lösung an, sondern mit den größten Lücken. In den meisten Betrieben sind das private Geräte ohne Verschlüsselung und Papier, das zuhause herumliegt. Wenn diese beiden Punkte gelöst sind, ist schon viel gewonnen. Den Rest können Sie Schritt für Schritt angehen.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihre Homeoffice-Regeln auf eine solide Grundlage stellen oder brauchen eine Richtlinie, die Ihre Mitarbeiter auch verstehen? Das Datenschutz-Team der Mittelstandsoptimierer unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme bis zur Schulung. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
