„Was kostet das?“ ist natürlich die erste Frage, wenn es um die ISO 9001 geht. Und die ehrlichste Antwort lautet leider: Es kommt darauf an. Das ist unbefriedigend, deshalb machen wir es besser. In diesem Artikel zerlegen wir die Kosten einer ISO 9001-Zertifizierung in ihre Bausteine. Danach wissen Sie, welche Posten auf Sie zukommen, wovon sie abhängen und wo sich sparen lässt, ohne dass die Qualität leidet.
Die vier Kostenblöcke
Die Gesamtkosten einer Zertifizierung bestehen im Wesentlichen aus vier Teilen:
- Externe Beratung beim Aufbau des QM-Systems (optional, aber üblich)
- Gebühren der Zertifizierungsstelle für die Audits
- Interner Aufwand Ihrer Mitarbeiter
- Laufende Kosten in den Folgejahren
Viele Unternehmen schauen nur auf die ersten beiden Punkte, weil sie auf einer Rechnung stehen. Der dritte Punkt ist aber häufig der größte.
1. Beratung
Ein QM-System lässt sich theoretisch selbst aufbauen. In der Praxis greifen gerade kleine und mittlere Unternehmen auf Berater zurück, weil sie die Norm nicht im Detail kennen und keine Zeit haben, sich einzuarbeiten. Die Beratungskosten hängen ab von:
- der Größe des Unternehmens und der Zahl der Standorte,
- der Komplexität Ihrer Prozesse (ein Handwerksbetrieb ist einfacher als ein Entwicklungsdienstleister),
- dem, was schon vorhanden ist, etwa dokumentierte Abläufe oder Checklisten,
- dem Modell: Abrechnung nach Tagessätzen oder Pauschalpreis.
Unser Tipp: Achten Sie darauf, was im Preis enthalten ist. Ein günstiger Tagessatz nützt wenig, wenn am Ende doppelt so viele Tage abgerechnet werden. Pauschalangebote schaffen Planungssicherheit.
2. Zertifizierungsstelle
Das eigentliche Zertifikat stellt eine unabhängige, akkreditierte Zertifizierungsstelle aus. Deren Kosten richten sich vor allem nach der Zahl der Audittage, und die hängt wiederum maßgeblich von der Zahl der Mitarbeiter und der Komplexität ab. Dafür gibt es internationale Vorgaben, an die sich akkreditierte Stellen halten müssen. Dazu kommen gegebenenfalls Reisekosten und Gebühren für das Zertifikat selbst.
Holen Sie mehrere Angebote ein und vergleichen Sie genau: Sind alle Audits über den gesamten Dreijahreszyklus enthalten? Wie sieht es mit Reisekosten aus? Ist die Stelle für Ihre Branche akkreditiert?
3. Interner Aufwand
Ihre Mitarbeiter und vor allem die Geschäftsführung investieren Zeit: für Workshops, das Beschreiben von Abläufen, Schulungen, das interne Audit und die Begleitung der externen Audits. Dieser Aufwand taucht auf keiner Rechnung auf, kostet aber echte Arbeitszeit. Wie hoch er ausfällt, hängt stark davon ab, wie gut die Unterstützung von außen ist. Ein Berater, der Vorlagen liefert und Texte schreibt, entlastet Ihr Team deutlich mehr als einer, der nur erklärt, was zu tun ist.
4. Laufende Kosten
Ein Zertifikat ist drei Jahre gültig, aber nur, wenn jährlich ein Überwachungsaudit stattfindet. Nach drei Jahren folgt die Rezertifizierung. Planen Sie also auch ein:
- jährliche Überwachungsaudits durch die Zertifizierungsstelle,
- das jährliche interne Audit und die Managementbewertung,
- Pflege der Dokumentation und gegebenenfalls laufende Betreuung.
Übersicht: Wovon hängen die Kosten ab?
| Faktor | Wirkung auf die Kosten |
|---|---|
| Zahl der Mitarbeiter | Mehr Audittage, mehr Abstimmung |
| Zahl der Standorte | Zusätzliche Audits und Reisekosten |
| Komplexität der Prozesse | Mehr Beratungsaufwand, längere Audits |
| Vorhandene Strukturen | Senkt den Aufwand deutlich |
| Engagement der Geschäftsführung | Beschleunigt alles |
| Zeitdruck | Kann teurer werden, wenn nicht gut organisiert |
Und was kostet es, kein Zertifikat zu haben?
Zur ehrlichen Rechnung gehört auch die andere Seite. Wenn ein wichtiger Kunde in seiner Lieferantenbewertung ein Zertifikat verlangt oder eine Ausschreibung es zur Voraussetzung macht, ist der entgangene Auftrag oft mehr wert als die gesamte Zertifizierung. Dazu kommen die stillen Kosten fehlender Ordnung: Nacharbeit, Reklamationen, Suchzeiten und die Abhängigkeit von einzelnen Wissensträgern. Diese Kosten stehen in keiner Bilanz, sind aber real.
Wo Sie sparen können und wo nicht
Sparen können Sie bei unnötiger Dokumentation. Seit der ISO 9001:2015 gibt es keine Pflicht mehr für ein umfangreiches QM-Handbuch. Jede Seite, die nicht geschrieben werden muss, muss auch nicht gepflegt werden. Sparen können Sie auch durch gute Vorbereitung: Wer seine Unterlagen ordentlich hat, braucht weniger Beratungs- und Auditzeit.
Nicht sparen sollten Sie bei der Zertifizierungsstelle. Ein Zertifikat von einer nicht akkreditierten Stelle mag billiger sein, wird aber von vielen Kunden und Ausschreibungen nicht anerkannt. Dann war das ganze Geld umsonst.
Gibt es Förderung?
Für Beratungsleistungen in kleinen und mittleren Unternehmen gibt es öffentliche Förderprogramme. Auf Bundesebene ist seit Jahresbeginn 2016 das neue Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle zuständig. Ob und in welcher Höhe Ihre Beratung förderfähig ist, hängt von Unternehmensalter, Standort und Art der Beratung ab. Lassen Sie sich vor Beginn der Beratung informieren, denn Förderungen müssen in der Regel vorher beantragt werden.
Unser Fazit
Die Kosten einer ISO 9001-Zertifizierung sind planbar, wenn man alle Bausteine kennt. Rechnen Sie den internen Aufwand ehrlich mit, vergleichen Sie Angebote über den gesamten Dreijahreszyklus und setzen Sie auf ein schlankes System. Dann steht am Ende nicht nur ein Zertifikat, sondern ein Betrieb, der besser organisiert ist als vorher.
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Herzliche Grüße aus Mainz
