„Wir schicken unsere Rechnungen doch längst per E-Mail als PDF, das ist doch eine E-Rechnung, oder?“ Diesen Satz hören wir oft. Die ehrliche Antwort: Nein, zumindest nicht im Sinne dessen, was gerade auf Unternehmen zukommt. Die E-Rechnung als Pflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wird in Deutschland intensiv vorbereitet, und vieles deutet auf einen Start ab 2025 hin. Was das bedeutet, was schon feststeht und was Sie heute schon tun können, haben wir hier zusammengefasst.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann sie automatisch auslesen, ohne dass jemand Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze abtippt oder eine Texterkennung darüberlaufen lässt. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: eine reine XML-Datei, die Menschen ohne passende Software kaum lesen können. Standard bei Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD: ein hybrides Format, bei dem eine XML-Datei in ein PDF eingebettet ist. Menschen sehen ein normales PDF, die Software liest die Daten.
Ein PDF, das Sie aus Word erzeugen und per Mail verschicken, ist dagegen nur eine elektronisch übermittelte Bildrechnung. Für eine kommende E-Rechnungspflicht reicht das nicht.
Was heute schon gilt
Ganz neu ist das Thema nicht. Wer Bundesbehörden beliefert, muss seit November 2020 grundsätzlich elektronische Rechnungen stellen, meist als XRechnung über die Rechnungsportale des Bundes. Viele Bundesländer haben ähnliche Regeln eingeführt oder vorbereitet. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist die E-Rechnung dagegen bisher freiwillig und braucht die Zustimmung des Empfängers.
E-Rechnung als Pflicht: Was ab 2025 zu erwarten ist
Den Anstoß gibt die Europäische Union. Die EU-Kommission hat im Dezember 2022 unter dem Titel „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) vorgeschlagen, die E-Rechnung zum Standard zu machen und mittelfristig ein digitales Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze einzuführen. Ziel ist vor allem, Umsatzsteuerbetrug zu erschweren. Einige Länder sind schon weiter: In Italien ist die E-Rechnung zwischen Unternehmen seit 2019 Pflicht, Frankreich plant die schrittweise Einführung ab 2024.
Auch die Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag angekündigt, ein elektronisches Meldesystem einzuführen. Ein Gesetzentwurf liegt nach unserem Kenntnisstand noch nicht vor. Fachleute rechnen aber damit, dass die Pflicht zur E-Rechnung im B2B in Deutschland ab 2025 schrittweise kommt, voraussichtlich zuerst mit der Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, und mit Übergangsfristen für den Versand. Die Details, also Fristen, Ausnahmen für Kleinunternehmer und erlaubte Formate, stehen noch nicht fest. Wir halten Sie hier auf dem Laufenden.
Was das für Ihr Unternehmen bedeutet
Auch wenn das Kleingedruckte noch fehlt, die Richtung ist klar. Betroffen sind zwei Seiten:
| Bereich | Was sich ändert | Typische Baustelle |
|---|---|---|
| Rechnungseingang | Sie müssen strukturierte Rechnungen empfangen, lesen, prüfen und archivieren können | Postfach, Prüfworkflow, Viewer für XML |
| Rechnungsausgang | Sie müssen Rechnungen in einem zulässigen Format erzeugen | Warenwirtschaft, Fakturierung, Vorlagen |
| Buchhaltung | Daten fließen automatisch statt per Abtippen | Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung bzw. zum Steuerbüro |
| Archivierung | Die XML-Datei ist das Original und muss revisionssicher aufbewahrt werden | GoBD-konformes Archiv, zehn Jahre Aufbewahrung |
Wie sieht das im Alltag aus?
Stellen Sie sich den Rechnungseingang künftig so vor: Die E-Rechnung landet in einem zentralen Postfach oder kommt direkt über eine Schnittstelle in Ihre Buchhaltungssoftware. Die Software liest Lieferant, Betrag, Steuersatz und Bestellnummer aus, gleicht sie im besten Fall mit der Bestellung ab und legt sie zur Freigabe vor. Die zuständige Person prüft, gibt frei, fertig. Wer heute noch Papierrechnungen stempelt, abzeichnet und in Ordner heftet, hat hier den größten Sprung vor sich, aber auch den größten Gewinn. Wichtig: Eine XML-Datei einfach auszudrucken und abzuheften, ist keine Archivierung. Das elektronische Original muss erhalten bleiben.
Checkliste: Was Sie jetzt schon tun können
- Software fragen: Kann Ihr Warenwirtschafts- oder Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und einlesen? Ist ein Update geplant?
- Steuerbüro einbinden: Wie kommen Belege heute zum Steuerberater, und wie soll es künftig laufen?
- Rechnungseingang zentralisieren: Eine feste Adresse wie rechnung@ihrefirma.de statt Rechnungen in zwanzig persönlichen Postfächern.
- Archiv prüfen: Werden elektronische Belege heute schon unveränderbar und auffindbar abgelegt?
- Stammdaten aufräumen: Saubere Kundendaten, Umsatzsteuer-IDs und Bestellnummern machen die Umstellung leichter.
- Freiwillig starten: Bieten Sie Ihren Kunden schon heute ZUGFeRD an. Wer früh übt, hat später keinen Stress.
Der Nutzen: Mehr als eine Pflicht
So lästig neue Pflichten sind, die E-Rechnung hat echte Vorteile. Kein Abtippen, weniger Tippfehler, schnellere Freigaben, weniger Papier, und Skonto wird seltener verschenkt, weil Rechnungen nicht mehr tagelang auf einem Schreibtisch liegen. Wir sehen bei Kunden, die den Rechnungseingang digitalisiert haben, dass vor allem die Suche nach „der einen Rechnung von letztem März“ endlich ein Ende hat.
Häufige Fragen
Reicht ein PDF per E-Mail weiterhin? Heute ja. Wenn die Pflicht kommt, wird es voraussichtlich nur noch übergangsweise zulässig sein.
Brauchen wir eine teure neue Software? Nicht unbedingt. Viele gängige Programme beherrschen die Formate schon oder bekommen sie per Update. Prüfen lohnt sich trotzdem frühzeitig.
Was ist mit ganz kleinen Unternehmen? Ob und welche Ausnahmen es geben wird, ist noch offen.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten wissen, ob Ihre Software und Ihre Abläufe für die E-Rechnung bereit sind? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer schaut sich Ihren Rechnungsweg an und zeigt Ihnen, was zu tun ist, ohne Ihnen gleich ein neues System zu verkaufen. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
