Kaum ein Thema sorgt bei der Umstellung auf die neue Norm für so viele Fragen wie dieses: Brauchen wir unser QM-Handbuch nach der ISO 9001:2015 noch? Die Gerüchte reichen von „Das Handbuch ist abgeschafft“ bis „Es ändert sich gar nichts“. Wie so oft liegt die Wahrheit dazwischen. Wir erklären, was die Norm wirklich verlangt, und geben Tipps, wie Sie die Gelegenheit zum Aufräumen nutzen.
Was hat sich geändert?
In der ISO 9001:2008 war ein Qualitätsmanagement-Handbuch ausdrücklich gefordert, ebenso sechs dokumentierte Verfahren, etwa zur Lenkung von Dokumenten oder zum internen Audit. Die ISO 9001:2015 verzichtet auf beides. Statt von Dokumenten und Aufzeichnungen spricht sie nur noch von „dokumentierter Information“. Wo die Norm etwas dokumentiert sehen will, sagt sie das an der jeweiligen Stelle. Die Form ist Ihnen weitgehend freigestellt: Papier, Datei, Wiki, Software, Video oder ein Foto am Arbeitsplatz.
Mythos 1: „Das Handbuch ist verboten.“
Natürlich nicht. Die Norm fordert es nicht mehr, sie verbietet es aber auch nicht. Wenn Ihr Handbuch gut funktioniert, neue Mitarbeiter es tatsächlich lesen und es Kunden einen guten Eindruck vermittelt, können Sie es behalten. Viele Unternehmen behalten eine kompakte Übersicht über ihr Managementsystem, einfach weil sie praktisch ist.
Mythos 2: „Dann müssen wir gar nichts mehr dokumentieren.“
Leider auch falsch. Die Norm verlangt an zahlreichen Stellen dokumentierte Information. Außerdem sollen Sie selbst festlegen, welche Dokumentation für die Wirksamkeit Ihres Systems notwendig ist. Wenn ein Ablauf ohne schriftliche Anweisung regelmäßig schiefgeht, brauchen Sie eine, ob die Norm sie ausdrücklich nennt oder nicht.
Mythos 3: „Wir müssen alles nach der neuen Kapitelstruktur umbauen.“
Auch das stimmt nicht. Die ISO 9001:2015 ist zwar nach der neuen einheitlichen Grundstruktur mit zehn Kapiteln aufgebaut, sie verlangt aber ausdrücklich nicht, dass Ihre Dokumentation dieser Gliederung folgt. Ebenso wenig müssen Sie die Begriffe der Norm übernehmen. Wenn bei Ihnen seit Jahren alle von „Reklamationen“ sprechen, müssen Sie das nicht in „Nichtkonformitäten“ umbenennen. Entscheidend ist, dass Ihre Mitarbeiter die Dokumente verstehen.
Ein typisches Bild aus der Praxis: Ein kleiner Handwerksbetrieb hat ein dickes Handbuch, gegliedert nach der alten Norm, das kaum jemand aufschlägt. Nach einer Überarbeitung kann die Dokumentation aus einer Übersicht von wenigen Seiten, einer Handvoll Ablaufdiagramme und Checklisten bestehen, die direkt in der Werkstatt hängen. Genau solche Unterlagen werden im Alltag tatsächlich benutzt, und darauf kommt es im Audit an.
Was die Norm ausdrücklich verlangt
Ein Überblick über die wichtigsten Stellen, an denen die ISO 9001:2015 dokumentierte Information fordert:
| Thema | Art |
|---|---|
| Anwendungsbereich des QM-Systems, inklusive Begründung für nicht zutreffende Anforderungen (4.3) | aufrechterhalten |
| Dokumentation, die zur Durchführung der Prozesse nötig ist (4.4) | nach eigenem Bedarf |
| Qualitätspolitik (5.2) | aufrechterhalten |
| Qualitätsziele (6.2) | aufrechterhalten |
| Nachweise zur Kompetenz der Mitarbeiter | aufbewahren |
| Eignung von Überwachungs- und Messmitteln, etwa Kalibrierung | aufbewahren |
| Bewertung und Auswahl externer Anbieter | aufbewahren |
| Freigabe von Produkten und Dienstleistungen | aufbewahren |
| Umgang mit fehlerhaften Ergebnissen und Korrekturmaßnahmen (8.7, 10.2) | aufbewahren |
| Auditprogramm und Ergebnisse des internen Audits (9.2) | aufbewahren |
| Ergebnisse der Managementbewertung (9.3) | aufbewahren |
„Aufrechterhalten“ meint dabei, salopp gesagt, die früheren Dokumente, die aktuell gehalten werden. „Aufbewahren“ meint die früheren Aufzeichnungen, also Nachweise darüber, was getan wurde. Die Liste ist nicht vollständig. Je nach Tätigkeit kommen weitere Anforderungen hinzu, etwa zur Entwicklung oder zur Rückverfolgbarkeit.
Was Sie streichen können
Die Revision ist eine gute Gelegenheit zum Entrümpeln. Kandidaten, die wir in fast jedem System finden:
- Kapitel, die die Norm nacherzählen. Ein Handbuch, das Abschnitt für Abschnitt die Normforderungen in eigenen Worten wiederholt, hilft niemandem.
- Verfahrensanweisungen, die keiner liest. Fragen Sie die Anwender: Wann haben Sie das zuletzt aufgeschlagen?
- Doppelte Regelungen. Wenn eine Anweisung in der Software abgebildet ist, muss sie nicht zusätzlich als Text existieren.
- Formulare ohne Zweck. Jedes Formular sollte eine Frage beantworten, die jemand wirklich stellt.
So sieht eine schlanke Dokumentation aus
- Eine kurze Systemübersicht mit Anwendungsbereich, Qualitätspolitik, Organigramm und Prozesslandkarte, oft nur wenige Seiten.
- Prozessbeschreibungen als Ablaufdiagramme mit Verantwortlichkeiten, ergänzt um Text nur dort, wo nötig.
- Arbeitsanweisungen am Ort des Geschehens, gern mit Fotos, für Tätigkeiten, bei denen Fehler teuer sind.
- Nachweise dort, wo sie ohnehin entstehen: in der Warenwirtschaft, im Ticketsystem, in der Personalakte.
- Eine klare Ablage, in der jeder findet, was er braucht, mit eindeutiger aktueller Version.
Und was sagt der Auditor?
Auditoren prüfen, ob Ihr System die Anforderungen erfüllt und wirksam ist. Sie verlangen nicht, dass Sie ein Handbuch haben, aber sie müssen nachvollziehen können, wie Ihr System funktioniert. Eine gute Systemübersicht erleichtert das erheblich. Unser Tipp: Erstellen Sie eine Zuordnungstabelle, die zeigt, wo jede Normforderung in Ihrem System umgesetzt ist. Das hilft beim Audit und bei Ihrer eigenen Kontrolle.
Noch ein Hinweis zum Zeitplan: Die Übergangsfrist für die Umstellung von der ISO 9001:2008 läuft bis September 2018. Wer seine Dokumentation jetzt in Ruhe verschlankt, hat beim Umstellungsaudit leichtes Spiel.
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