Ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurückmailen: Dieses Ritual kennt jeder, der schon einmal einen Vertrag mit einem Geschäftspartner in einer anderen Stadt abgeschlossen hat. Elektronische Signaturen versprechen, diesen Umweg überflüssig zu machen. Immer mehr Kunden fragen uns deshalb: Ist eine elektronische Signatur rechtsgültig? Die Antwort lautet: meistens ja, aber nicht immer und nicht jede. Es kommt darauf an, welche Art von Signatur Sie verwenden und welche Form das Gesetz für das jeweilige Dokument verlangt.
Der rechtliche Rahmen: eIDAS und deutsches Recht
Seit dem 1. Juli 2016 gilt in der gesamten EU die eIDAS-Verordnung. Sie regelt elektronische Signaturen, Siegel und Zeitstempel einheitlich und sorgt dafür, dass eine qualifizierte elektronische Signatur aus einem Mitgliedstaat in allen anderen anerkannt wird. In Deutschland wurde das alte Signaturgesetz im vergangenen Jahr durch das Vertrauensdienstegesetz abgelöst. Welche Form ein Vertrag oder eine Erklärung haben muss, ergibt sich aber weiterhin aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und Spezialgesetzen.
Drei Stufen der elektronischen Signatur
Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen. Für die Frage, ob eine elektronische Signatur rechtsgültig ist, ist diese Unterscheidung entscheidend.
| Stufe | Was das ist | Beispiele | Beweiswert |
|---|---|---|---|
| Einfache elektronische Signatur | Jede Form elektronischer Daten, die einer Person zugeordnet werden | Eingetippter Name unter einer E-Mail, eingescannte Unterschrift, Klick auf „Zustimmen“ | Gering, frei zu würdigen |
| Fortgeschrittene elektronische Signatur | Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, nachträgliche Änderungen erkennbar | Signaturplattformen mit Identifizierung per E-Mail und Code, Signaturen mit eigenem Zertifikat | Mittel, je nach Verfahren |
| Qualifizierte elektronische Signatur (QES) | Fortgeschrittene Signatur mit qualifiziertem Zertifikat eines geprüften Vertrauensdiensteanbieters und sicherer Signaturerstellungseinheit | Signaturkarte mit Lesegerät, Fernsignatur nach Identifizierung | Hoch, gleichgestellt mit handschriftlicher Unterschrift |
Wann reicht welche Signatur?
Formfreie Verträge: Die gute Nachricht
Die meisten Verträge im Geschäftsalltag sind in Deutschland formfrei. Kaufverträge, Werkverträge, Dienstleistungsverträge, Rahmenvereinbarungen oder Auftragsbestätigungen können mündlich, per E-Mail oder eben mit einer einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur geschlossen werden. Rechtsgültig sind sie in jedem Fall. Die Frage ist eher, wie gut Sie den Vertragsschluss im Streitfall beweisen können. Hier hat eine fortgeschrittene Signatur mit sauberem Protokoll klare Vorteile gegenüber einer E-Mail.
Textform: Einfacher als gedacht
Wo das Gesetz die Textform verlangt, genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Erklärenden nennt. Eine E-Mail reicht dafür aus, eine Signatur ist gar nicht nötig. Die Textform kommt zum Beispiel bei manchen Informationspflichten und Mitteilungen vor.
Schriftform: Hier wird es ernst
Verlangt das Gesetz die Schriftform, ist eine eigenhändige Unterschrift nötig. Diese kann nach § 126a BGB durch die elektronische Form ersetzt werden, und zwar nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Eine eingescannte Unterschrift oder eine einfache Signaturplattform genügt hier nicht. Wenn Sie in Ihren Verträgen selbst Schriftform vereinbart haben, gelten teilweise erleichterte Regeln; schauen Sie dann genau in Ihre Klauseln.
Ausgeschlossen: Hier hilft auch die QES nicht
Für einige Erklärungen schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus. Für Unternehmen besonders wichtig:
- die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und der Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB),
- das Arbeitszeugnis (§ 630 BGB),
- die Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB), sofern der Bürge kein Kaufmann ist, der die Bürgschaft im Rahmen seines Handelsgeschäfts abgibt.
Daneben gibt es Fälle, in denen eine notarielle Beurkundung nötig ist, etwa beim Grundstückskauf oder bei der Übertragung von GmbH-Anteilen. Diese lassen sich nicht durch eine elektronische Signatur ersetzen.
Was das für Ihren Alltag bedeutet
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ergibt sich ein recht klares Bild:
- Angebote, Auftragsbestätigungen, Rahmenverträge mit Geschäftskunden: Eine fortgeschrittene Signatur über eine seriöse Plattform ist praktisch und gut beweisbar.
- Verträge, die Sie selbst mit Schriftform versehen haben: Klauseln prüfen, ggf. anpassen, um elektronische Unterschriften ausdrücklich zuzulassen.
- Gesetzlich schriftformbedürftige Verträge: Qualifizierte Signatur oder weiterhin Papier.
- Arbeitsrechtliche Kündigungen und Zeugnisse: Papier und Tinte, ohne Ausnahme.
Worauf Sie bei der Auswahl einer Lösung achten sollten
Der Markt für Signaturplattformen wächst schnell. Wenn Sie einen Anbieter auswählen, helfen diese Fragen:
- Welche Signaturstufen werden angeboten? Ist eine qualifizierte Signatur möglich, wenn Sie sie einmal brauchen?
- Wie wird der Unterzeichner identifiziert, und wird das protokolliert?
- Wo werden die Dokumente gespeichert? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO?
- Bekommen alle Beteiligten das unterschriebene Dokument samt Prüfprotokoll als Datei?
- Lässt sich die Signatur später auch ohne die Plattform prüfen, etwa im PDF-Reader?
- Passt die Lösung zu Ihrer Ablage und Ihren Aufbewahrungspflichten?
Ob ein Anbieter qualifizierte Vertrauensdienste erbringen darf, können Sie übrigens in der offiziellen Vertrauensliste der EU nachsehen. Dort sind alle geprüften Anbieter verzeichnet.
Unser Erfahrungsbericht in drei Sätzen
Bei uns laufen inzwischen viele Vereinbarungen mit Geschäftskunden über eine elektronische Signatur, und die Zeit vom Angebot bis zur Unterschrift ist spürbar kürzer geworden. Die größte Hürde war nicht die Technik, sondern die Gewohnheit: Manche Partner wollten anfangs trotzdem „noch das Original“. Ein kurzer Hinweis auf die Rechtslage und das Prüfprotokoll hat fast immer gereicht.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Verträge digital unterschreiben, wissen aber nicht, welche Lösung zu Ihren Abläufen passt? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer berät Sie bei Auswahl, Einrichtung und Integration in Ihre Dokumentenablage. Für die rechtliche Prüfung einzelner Verträge empfehlen wir zusätzlich Ihren Anwalt. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
