Seit Anfang März haben alle Bürgerinnen und Bürger Anspruch auf mindestens einen kostenlosen Schnelltest pro Woche. Seitdem schießen Testzentren aus dem Boden: in Apotheken, Arztpraxen, leerstehenden Ladenlokalen und Gemeindehallen. Parallel arbeiten die Impfzentren der Länder unter Hochdruck, und nach Ostern sollen auch die Hausarztpraxen in das Impfen einsteigen. Was uns bei vielen Gesprächen auffällt: Die Testzentrum-Organisation steht und fällt nicht mit dem medizinischen Wissen, sondern mit dem Prozess. Genau das ist unser Thema.
Warum ein Testzentrum eine kleine Fabrik ist
Klingt nüchtern, ist aber so: Ein Testzentrum hat einen Eingang, eine Reihe von Arbeitsschritten und einen Ausgang. Menschen kommen an, werden registriert, getestet, warten auf das Ergebnis und erhalten eine Bescheinigung. Jeder dieser Schritte hat eine Kapazität. Der langsamste Schritt bestimmt, wie viele Menschen pro Stunde durchgehen, und wo sich die Schlange bildet. In der Produktion nennt man das den Engpass. Wer ihn kennt, kann das ganze System verbessern.
Testzentrum-Organisation: Der Prozess im Überblick
| Schritt | Typischer Engpass | Lösung |
|---|---|---|
| Terminvergabe | Telefon dauerbesetzt, Andrang zu Stoßzeiten | Online-Terminbuchung mit festen Zeitfenstern |
| Ankunft und Registrierung | Personalien werden vor Ort abgeschrieben | Daten vorab online erfassen, vor Ort nur Ausweis prüfen |
| Abstrich | zu wenig geschultes Personal | mehrere Teststraßen, klare Schichtpläne |
| Wartezeit auf das Ergebnis | Menschenansammlung im Wartebereich | Ergebnis per E-Mail oder SMS, Wartende müssen nicht vor Ort bleiben |
| Ergebnis und Bescheinigung | Ausdrucken und Unterschreiben dauert | digitale Bescheinigung, Vorlagen |
| Dokumentation und Abrechnung | Abends Zettel abtippen | Daten von Anfang an digital erfassen |
Fünf Prinzipien aus dem Prozessmanagement
1. Fluss statt Stau
Ein Einbahnsystem mit getrenntem Ein- und Ausgang verhindert Begegnungen und schafft Ordnung. Markierungen am Boden, klare Beschilderung und eine Person am Eingang, die lenkt, kosten wenig und bringen viel.
2. Takt planen
Wenn ein Abstrich mit Vor- und Nachbereitung etwa fünf Minuten dauert, schafft eine Teststraße rund zwölf Personen pro Stunde. Daraus ergibt sich, wie viele Termine Sie vergeben können. Wer mehr Termine vergibt, als der Takt hergibt, produziert Warteschlangen.
3. Standardisieren
Jeder Ablauf, von der Begrüßung bis zur Entsorgung, wird einmal beschrieben und für alle verbindlich. Eine einseitige Arbeitsanweisung pro Station reicht. Das ist besonders wichtig, wenn viele Aushilfen und wechselnde Teams im Einsatz sind.
4. Puffer einbauen
Nicht jede Person kommt pünktlich, nicht jeder Abstrich klappt beim ersten Mal. Planen Sie zehn bis fünfzehn Prozent Puffer ein, sonst kippt der Zeitplan am Vormittag.
5. Messen und verbessern
Wie lange warten Menschen im Schnitt? Wo staut es sich? Ein einfaches Protokoll über eine Woche zeigt, wo Sie ansetzen müssen. Danach wird nachgesteuert, und das regelmäßig.
Personal: Der knappste Faktor
Testzentren brauchen geschultes Personal für die Abstriche, dazu Mitarbeiter für Empfang, Registrierung und Dokumentation. Gerade die nicht-medizinischen Aufgaben können gut von Kräften übernommen werden, die derzeit wegen geschlossener Gastronomie oder Veranstaltungsbranche ohne Arbeit sind. Wichtig: Jede Person muss genau wissen, was ihre Aufgabe ist und an wen sie sich bei Problemen wendet. Ein Organigramm an der Wand im Personalraum klingt nach Bürokratie, verhindert aber täglich Missverständnisse.
Planen Sie außerdem eine kurze Übergabe zwischen den Schichten ein. Fünf Minuten reichen, um offene Punkte, Materialstand und Besonderheiten des Tages weiterzugeben.
Datenschutz und Dokumentation
Ein Testzentrum verarbeitet Gesundheitsdaten in großer Menge. Deshalb gehören von Anfang an dazu:
- Datenschutzinformationen für die Getesteten, gut sichtbar und verständlich
- sichere Software mit Auftragsverarbeitungsvertrag für Terminbuchung und Ergebnisübermittlung
- keine offen herumliegenden Listen, keine Ergebnisse auf Zuruf durch den Raum
- klare Regeln, wer auf welche Daten zugreifen darf
- Aufbewahrungs- und Löschfristen nach den Vorgaben der Testverordnung und des Gesundheitsamts
- Meldewege an das Gesundheitsamt bei positiven Ergebnissen eindeutig festgelegt
Checkliste für Betreiber
- Beauftragung durch das Gesundheitsamt beziehungsweise die zuständige Stelle geklärt
- Prozess von Terminvergabe bis Abrechnung aufgezeichnet
- Engpass identifiziert und Kapazität berechnet
- Arbeitsanweisungen für jede Station
- Hygiene- und Lüftungskonzept
- Schulungsnachweise für das Personal
- Datenschutzkonzept und Informationen für Getestete
- Kennzahlen: Tests pro Tag, Wartezeit, Ausfälle
Und die Impfzentren?
Bei den Impfzentren der Länder sind die Prozesse komplexer: Aufklärung, ärztliches Gespräch, Impfung und Nachbeobachtung kommen hinzu, und die Menge an Impfstoff schwankt von Woche zu Woche. Das Grundprinzip bleibt aber gleich. Der Engpass ist häufig nicht die Impfung selbst, sondern Aufklärung und Dokumentation. Wer Aufklärungsbögen vorab ausfüllen lässt, spart vor Ort spürbar Zeit. Auch Hausarztpraxen, die demnächst impfen sollen, sollten sich frühzeitig Gedanken machen: Wie trennen wir Impftermine vom normalen Praxisbetrieb? Wer übernimmt die Terminvergabe? Und wie gehen wir mit kurzfristig übrig gebliebenen Impfdosen um?
Was bleibt
Viele Testzentren werden nur eine begrenzte Zeit existieren. Die Erfahrungen bleiben aber wertvoll: Wer einmal einen Prozess unter Zeitdruck sauber aufgebaut hat, kann das auch in seinem eigentlichen Geschäft anwenden. Prozessdenken ist keine Bürokratie, sondern der schnellste Weg zu einem Ablauf, der funktioniert.
Wir helfen Ihnen gerne
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Herzliche Grüße aus Mainz
