Die letzten zwei Wochen vor Weihnachten haben eine eigene Dynamik: Alle wollen noch schnell fertig werden, und gleichzeitig ist die Hälfte des Teams schon gedanklich auf dem Weihnachtsmarkt. Genau in dieser Zeit lohnt sich eine Stunde mit Kaffee und einer guten Liste. Denn vieles, was im Januar Ärger macht, lässt sich jetzt mit wenig Aufwand verhindern. Hier ist unsere Jahresende-Checkliste für den Betrieb, so wie wir sie auch intern und mit unseren Kunden in Mainz durchgehen.
1. Datensicherung: Nicht nur haben, auch zurückholen können
Die Feiertage sind eine beliebte Zeit für Angriffe mit Verschlüsselungstrojanern, weil niemand im Büro ist, der etwas bemerkt. Prüfen Sie deshalb vor dem Urlaub:
- Laufen alle Sicherungen fehlerfrei, und wer bekommt die Meldungen?
- Gibt es eine Kopie, die vom Firmennetz getrennt oder unveränderbar ist?
- Wann wurde zuletzt eine Wiederherstellung getestet? Nehmen Sie sich eine Datei, einen Ordner oder besser eine ganze virtuelle Maschine und holen Sie sie testweise zurück.
- Werden auch Cloud-Daten gesichert, also E-Mails, Teams-Ablagen und Online-Dokumente?
Ein Backup, das nie getestet wurde, ist eine Hoffnung, keine Sicherung.
2. Elektroprüfung: Fristen im Blick
Die Prüfung ortsveränderlicher Geräte und der festen Installation nach DGUV Vorschrift 3 gerät gern in Vergessenheit, weil sie nur alle paar Jahre fällig ist. Werfen Sie einen Blick auf die Prüfplaketten und das letzte Protokoll:
- Sind Prüftermine im kommenden Jahr fällig? Dann jetzt einplanen, im Frühjahr sind die Kalender voll.
- Sind im Laufe des Jahres neue Geräte dazugekommen, etwa Kaffeemaschine, Heizlüfter oder Ladegeräte?
- Wurde die Prüftaste der FI-Schutzschalter in diesem Jahr gedrückt?
- Steht die Weihnachtsbeleuchtung an einer überlasteten Mehrfachsteckdose? Lichterketten über die Feiertage am besten mit Zeitschaltuhr oder ganz ausschalten.
3. Zertifikate: Die kleinen Zeitbomben
Unter „Zertifikaten“ versteckt sich in Betrieben gleich mehreres, und alles hat ein Ablaufdatum:
| Art | Was passiert, wenn es abläuft | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| SSL/TLS-Zertifikate für Website, Mailserver, VPN | Browser-Warnungen, Verbindungsabbrüche | Ablaufdaten prüfen, automatische Verlängerung einrichten |
| Domains | Website und E-Mail fallen aus | Laufzeiten und Zahlungsdaten beim Anbieter kontrollieren |
| ISO-Zertifikate | Nachweis für Kunden und Ausschreibungen fehlt | Audittermine für das neue Jahr festlegen |
| Schulungs- und Qualifikationsnachweise | Pflichtunterweisungen sind nicht mehr gültig | Liste der Fristen pro Person aktualisieren |
| Signaturkarten und Software-Zertifikate | Elektronische Meldungen und Signaturen funktionieren nicht | Ablaufdatum prüfen, rechtzeitig neu beantragen |
Bei den TLS-Zertifikaten steht übrigens eine größere Veränderung an: Die Laufzeit öffentlicher Zertifikate wird in mehreren Schritten verkürzt, ab März 2026 zunächst auf höchstens 200 Tage, später noch weiter. Wer Zertifikate heute noch von Hand erneuert, sollte spätestens jetzt auf automatische Verlängerung umstellen.
4. Software und Lizenzen
- Laufen noch Rechner mit Windows 10? Der reguläre Support endete im Oktober. Diese Geräte brauchen ein Upgrade, einen Ersatz oder zumindest erweiterte Sicherheitsupdates (ESU).
- Welche Abonnements und Wartungsverträge verlängern sich zum Jahreswechsel automatisch? Ein guter Zeitpunkt, um ungenutzte Lizenzen zu kündigen.
- Sind Firewall, Router und Server auf dem aktuellen Stand?
- Haben ausgeschiedene Mitarbeitende noch aktive Konten? Dann deaktivieren.
5. Fristen und Verwaltung
- Aufbewahrungsfristen: Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren. Bevor Sie Altakten vernichten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, was genau weg darf. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.
- E-Rechnung: Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen schon seit Januar 2025. Für das Versenden laufen Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027. Planen Sie die Umstellung Ihres Rechnungsprogramms für das neue Jahr ein.
- Informationssicherheit: Wer unter das NIS2-Umsetzungsgesetz fällt, sollte prüfen, ob Registrierung und Meldewege geklärt sind.
- Datenschutz: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Verträge mit Dienstleistern einmal im Jahr durchsehen.
6. Vor dem Urlaub: Notfall-Kontakte
Wer ist zwischen den Jahren erreichbar, wenn die Server streiken, die Alarmanlage auslöst oder ein Wasserrohr bricht? Hängen Sie eine aktuelle Liste mit Notfallnummern aus: IT-Dienstleister, Elektriker, Hausverwaltung, Versicherung. Und legen Sie fest, wer im Ernstfall entscheiden darf, Systeme vom Netz zu nehmen.
7. Zugänge und Wissen sichern
Ein Punkt, der in keiner offiziellen Liste steht, uns aber jedes Jahr begegnet: Das Passwort für den Router kennt nur der Kollege, der gerade drei Wochen in Neuseeland ist. Prüfen Sie, ob wichtige Zugangsdaten in einem Passwort-Manager mit Vertretungsregel liegen, ob Administratorkonten mit einem zweiten Faktor geschützt sind und ob mindestens zwei Personen wissen, wo die Unterlagen für Domain, Telefonanlage und Bankzugänge zu finden sind.
Und wenn Sie schon dabei sind: Notieren Sie in drei Sätzen, was in diesem Jahr technisch schiefgegangen ist und was daraus folgt. Diese kleine Rückschau ist die beste Grundlage für die Planung im neuen Jahr, und sie dauert keine zehn Minuten.
Die Jahresende-Checkliste zum Abhaken
- Backup-Meldungen geprüft, Wiederherstellung getestet
- Offline- oder unveränderbare Sicherung vorhanden
- Elektroprüftermine für das neue Jahr eingeplant
- Weihnachtsbeleuchtung sicher angeschlossen, Zeitschaltuhr gesetzt
- Ablaufdaten von TLS-Zertifikaten und Domains kontrolliert
- Audittermine und Schulungsfristen für das neue Jahr festgelegt
- Windows-10-Geräte erfasst und versorgt
- Ungenutzte Lizenzen und Konten bereinigt
- Aufbewahrungsfristen mit der Steuerberatung geklärt
- Notfallkontakte für die Feiertage ausgehängt
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten die Jahresende-Checkliste nicht allein abarbeiten? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer prüft Ihre Datensicherung, Zertifikate und Lizenzen, und Elektro-Sorglos kümmert sich um die Elektroprüfung nach DGUV Vorschrift 3. Rufen Sie uns an unter 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
