Ein gutes neues Jahr! Und gleich ein Termin für den Kalender: Für alle Unternehmen mit einem Zertifikat nach ISO 9001:2008 läuft die Uhr. Die Umstellungsfrist für ISO 9001 endet im September 2018. Wer bis dahin nicht nach der neuen Fassung ISO 9001:2015 zertifiziert ist, verliert sein Zertifikat. Das klingt noch weit weg, ist es aber nicht. In diesem Beitrag erklären wir, was auf Sie zukommt und warum 2017 das richtige Jahr für die Umstellung ist.
Die Frist im Überblick
| Datum | Was passiert |
|---|---|
| September 2015 | Veröffentlichung der ISO 9001:2015, Beginn der dreijährigen Übergangsfrist |
| 2016 bis 2018 | Umstellung im Rahmen regulärer Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudits möglich |
| 15. September 2018 | Zertifikate nach ISO 9001:2008 verlieren ihre Gültigkeit |
Die Übergangsfrist wurde international vereinbart und gilt für alle akkreditierten Zertifizierungsstellen. Eine Verlängerung ist nicht vorgesehen, und wir würden auch nicht darauf spekulieren.
Warum Sie nicht bis 2018 warten sollten
Rein rechnerisch bleiben noch gut anderthalb Jahre. Trotzdem raten wir dringend dazu, die Umstellung 2017 abzuschließen. Die Gründe:
- Auditorenkapazitäten: Viele Unternehmen haben die Umstellung bisher aufgeschoben. Im Jahr 2018 werden Zertifizierungsstellen und Auditoren voraussichtlich stark ausgelastet sein. Wunschtermine werden dann knapp.
- Puffer für Nacharbeiten: Stellt der Auditor Abweichungen fest, müssen diese vor der Zertifikatserteilung behoben werden. Wer im Sommer 2018 auditiert wird, hat dafür kaum Luft.
- Kundenanforderungen: Große Auftraggeber fragen bereits nach dem neuen Zertifikat oder nach dem Umstellungsplan. Ein Zertifikat nach der neuen Fassung signalisiert, dass Ihr System aktuell ist.
- Kostenvorteil: Wer die Umstellung mit dem ohnehin anstehenden Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit verbindet, spart sich ein zusätzliches Audit.
Was ändert sich mit ISO 9001:2015?
Die gute Nachricht vorweg: Ein gelebtes Qualitätsmanagementsystem nach der Fassung 2008 muss nicht neu erfunden werden. Die Grundidee bleibt. Einige Punkte sind aber neu oder deutlich stärker gewichtet.
Neue Struktur
Die Norm folgt jetzt der sogenannten High Level Structure mit zehn Kapiteln, die auch andere Managementsystemnormen wie die ISO 14001 nutzen. Das erleichtert integrierte Systeme. Eine Pflicht, das eigene Handbuch nach dieser Gliederung umzubauen, gibt es nicht.
Kontext der Organisation und interessierte Parteien
Sie sollen bestimmen, welche internen und externen Themen für Ihr Unternehmen wichtig sind und welche Anforderungen Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten oder Behörden an Sie stellen. Das klingt abstrakt, lässt sich aber auf wenigen Seiten sauber darstellen.
Risikobasiertes Denken
Statt eines eigenen Kapitels für Vorbeugungsmaßnahmen verlangt die Norm, Risiken und Chancen zu bestimmen und Maßnahmen zu planen. Ein formales Risikomanagement nach eigener Norm ist nicht gefordert, eine nachvollziehbare Betrachtung schon.
Mehr Verantwortung für die Leitung
Die oberste Leitung muss stärker selbst Verantwortung für das QM-System übernehmen. Der Qualitätsmanagementbeauftragte ist nicht mehr ausdrücklich gefordert, die Aufgaben müssen aber weiterhin klar verteilt sein.
Dokumentierte Information statt Handbuch
Die Begriffe „Dokument“ und „Aufzeichnung“ werden durch „dokumentierte Information“ ersetzt. Ein Qualitätsmanagementhandbuch ist nicht mehr zwingend vorgeschrieben. Viele Unternehmen behalten es trotzdem, weil es sich bewährt hat. Eine schlankere Dokumentation ist aber ausdrücklich möglich.
Wissen der Organisation
Neu ist auch die Anforderung, das für Ihre Prozesse nötige Wissen zu bestimmen und verfügbar zu halten, etwa wenn erfahrene Mitarbeiter in Ruhestand gehen.
Fahrplan für die Umstellung in 2017
- Termin klären: Wann ist Ihr nächstes Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit? Sprechen Sie mit Ihrer Zertifizierungsstelle über die Umstellung in diesem Termin.
- Lückenanalyse: Vergleichen Sie Ihr bestehendes System mit den Anforderungen der neuen Fassung. Meist sind es fünf bis zehn Punkte, die ergänzt werden müssen.
- Ergänzen: Kontext, interessierte Parteien, Risiken und Chancen, Wissen der Organisation. Bestehende Dokumente anpassen, Überflüssiges streichen.
- Schulen: Geschäftsführung und Führungskräfte über die neuen Anforderungen informieren, insbesondere über die gestärkte Rolle der Leitung.
- Internes Audit und Managementbewertung: nach den neuen Anforderungen durchführen, bevor der externe Auditor kommt.
- Umstellungsaudit: Audit durchführen, Abweichungen fristgerecht beheben, neues Zertifikat erhalten.
Häufige Fragen zur Umstellung
Brauchen wir ein komplett neues Handbuch?
Nein. Sie können Ihr bestehendes Handbuch weiterführen und um die neuen Themen ergänzen. Wer ohnehin aufräumen wollte, kann die Gelegenheit nutzen, die Dokumentation zu verschlanken. Pflicht ist das nicht.
Wie lange dauert die Umstellung?
Das hängt vom Zustand Ihres Systems ab. Bei einem gepflegten System nach der Fassung 2008 sind es oft nur einige Arbeitstage, verteilt über wenige Wochen. Wenn das System über die Jahre eingeschlafen ist, dauert es entsprechend länger.
Wird das Audit teurer?
Für das Umstellungsaudit planen Zertifizierungsstellen häufig zusätzliche Auditzeit ein. Fragen Sie rechtzeitig nach einem Angebot, damit Sie die Kosten im Budget für 2017 berücksichtigen können.
Kurz-Check: Wo stehen Sie?
- Kennen Sie den Termin Ihres nächsten Audits?
- Hat schon jemand die neue Norm gelesen und mit Ihrem System verglichen?
- Gibt es eine Darstellung von Kontext und interessierten Parteien?
- Sind Risiken und Chancen für Ihre wichtigsten Prozesse beschrieben?
- Ist die Geschäftsführung über ihre neuen Pflichten informiert?
Wenn Sie mehr als zwei dieser Fragen mit Nein beantworten, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, loszulegen.
Wir helfen Ihnen gerne
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