Das neue Jahr ist eine Woche alt, und ein Thema wird 2024 in vielen Buchhaltungen und IT-Abteilungen ganz oben stehen: die E-Rechnung. Nach den Plänen der Bundesregierung müssen ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das klingt nach viel Zeit, ist es aber nicht, wenn Software angepasst, Abläufe umgestellt und Mitarbeiter geschult werden müssen. In diesem Beitrag geht es um die Vorbereitung auf die E-Rechnung 2025: Was ist der Stand, was müssen Sie tun, und in welcher Reihenfolge?
Der Stand Anfang Januar 2024
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil des sogenannten Wachstumschancengesetzes. Der Bundestag hat das Gesetz im November beschlossen, der Bundesrat hat aber den Vermittlungsausschuss angerufen. Gestritten wird dort vor allem über steuerliche Entlastungen und deren Finanzierung, nicht über die E-Rechnung. Fachleute gehen deshalb davon aus, dass die Regeln zur E-Rechnung im Wesentlichen so kommen wie vom Bundestag beschlossen. Endgültig ist das aber erst, wenn das Gesetz verabschiedet ist. Wir beschreiben hier den Stand des Bundestagsbeschlusses.
Was ab 2025 gelten soll
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Eine Übergangsfrist für den Empfang ist nicht vorgesehen. |
| bis Ende 2026 | Beim Versand dürfen weiterhin Papierrechnungen verschickt werden, andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| bis Ende 2027 | Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro sowie für bestimmte bereits genutzte EDI-Verfahren. |
| ab 2028 | Im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen sind grundsätzlich E-Rechnungen zu stellen. |
Ausgenommen sind nach den Plänen unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.
Kurz zur Erinnerung: Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab einer bestimmten Profilstufe. Ein einfaches PDF ist künftig keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“, auch wenn es per E-Mail kommt.
E-Rechnung 2025: Ihre Vorbereitung in sechs Schritten
- Rechnungseingang analysieren: Wie kommen Rechnungen heute bei Ihnen an, auf Papier, per E-Mail, über Portale? Wer prüft, wer gibt frei, wer bucht?
- Software prüfen: Kann Ihre Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware XRechnung und ZUGFeRD einlesen und anzeigen? Fragen Sie Ihren Softwareanbieter nach seinem Fahrplan. Viele haben Updates angekündigt.
- Empfangsweg festlegen: Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein, zum Beispiel rechnung@ihrefirma.de, und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.
- Steuerbüro einbinden: Wie sollen E-Rechnungen künftig zum Steuerberater kommen? Viele Kanzleien arbeiten mit Belegportalen, die strukturierte Daten direkt übernehmen können.
- Archivierung klären: Die XML-Datei ist das Original und muss unveränderbar und lesbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht nicht.
- Rechnungsausgang vorbereiten: Auch wenn Sie noch Übergangszeit haben: Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen erzeugen kann. Manche Großkunden werden sie früher verlangen als das Gesetz.
Typische Stolpersteine
- „Wir bekommen doch schon PDFs“: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Der Empfang strukturierter Daten muss technisch funktionieren.
- XML unlesbar: Eine XRechnung ist für Menschen ohne passende Software kaum lesbar. Sie brauchen einen Viewer oder eine Software, die sie darstellt.
- Verteilte Postfächer: Wenn Rechnungen an Mitarbeiterpostfächer gehen, gehen sie im Urlaub verloren. Zentralisieren Sie.
- Prüfung der Pflichtangaben: Auch bei der E-Rechnung müssen Sie prüfen, ob alle Rechnungsangaben stimmen, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Das kann aber die Software zum Teil automatisch übernehmen.
- Zu spät anfangen: Im Herbst werden Softwareanbieter, IT-Dienstleister und Steuerbüros voll ausgelastet sein.
Die Chance hinter der Pflicht
Wer sowieso umstellen muss, kann den Rechnungsprozess gleich richtig digitalisieren: Rechnung kommt an, Daten werden automatisch ausgelesen, mit der Bestellung abgeglichen, zur Freigabe vorgelegt, gebucht und archiviert. Kein Abtippen, kein Suchen, keine verpassten Skontofristen mehr. Gerade kleinere Unternehmen, die heute noch mit Papier und Ordnern arbeiten, gewinnen dadurch viel Zeit.
Ein realistischer Zeitplan für 2024
- Januar bis März: Bestandsaufnahme, Gespräch mit Softwareanbieter und Steuerbüro
- April bis Juni: Entscheidung über Software und Ablauf, Einrichtung
- Juli bis September: Test mit ausgewählten Lieferanten, Schulung der Mitarbeiter
- Oktober bis Dezember: Lieferanten informieren, Feinschliff, Puffer
Häufige Fragen
Wir sind ein kleiner Betrieb. Betrifft uns das überhaupt?
Ja, zumindest beim Empfang. Nach den Plänen muss jedes Unternehmen ab 2025 E-Rechnungen entgegennehmen können, unabhängig von der Größe. Beim Versand haben kleinere Unternehmen voraussichtlich länger Zeit.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Für den Anfang kann ein E-Mail-Postfach genügen, über das die Dateien ankommen. Entscheidend ist, dass Sie die Rechnung lesen, prüfen, weiterverarbeiten und ordnungsgemäß archivieren können.
Was ist, wenn das Gesetz doch noch geändert wird?
Dann verschieben sich vielleicht Details. Die Vorbereitungsschritte oben sind aber in jedem Fall sinnvoll, denn die Richtung, auch auf EU-Ebene, ist eindeutig. Wir halten Sie hier auf dem Laufenden, sobald das Gesetz verabschiedet ist.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten wissen, ob Ihre Software und Ihre Abläufe für die E-Rechnung bereit sind, oder brauchen Unterstützung bei der Umstellung? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer begleitet Sie von der Bestandsaufnahme bis zur funktionierenden Lösung. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
