„Brauchen wir jetzt auch so ein Whistleblower-Postfach?“ Diese Frage hören wir seit einigen Wochen immer häufiger. Der Hintergrund: Die EU verlangt von Unternehmen ab einer bestimmten Größe ein internes Hinweisgebersystem, also einen geschützten Kanal, über den Beschäftigte Missstände melden können. Deutschland hat die Frist zur Umsetzung verpasst, jetzt liegt ein Entwurf für ein deutsches Hinweisgeberschutzgesetz vor. Wir erklären den aktuellen Stand (Mai 2022) und was Sie schon heute sinnvoll vorbereiten können.
Die Ausgangslage
Die EU-Whistleblower-Richtlinie stammt aus dem Jahr 2019. Die Mitgliedstaaten hätten sie bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umsetzen müssen. In der vergangenen Legislaturperiode konnte sich die damalige Regierung nicht auf ein Gesetz einigen, und so hat Deutschland die Frist verstreichen lassen. Die EU-Kommission hat deshalb, wie gegen zahlreiche andere Mitgliedstaaten auch, ein Vertragsverletzungsverfahren eingeleitet.
Mitte April 2022 hat das Bundesministerium der Justiz nun einen Referentenentwurf für ein Hinweisgeberschutzgesetz vorgelegt. Das ist noch kein Gesetz: Der Entwurf muss noch durch das Kabinett und den Bundestag. Änderungen sind also möglich. Die Grundzüge sind aber durch die EU-Richtlinie weitgehend vorgegeben.
Hinweisgebersystem: Wer wäre betroffen?
| Unternehmensgröße | Pflicht nach dem Entwurf |
|---|---|
| Unter 50 Beschäftigte | Keine Pflicht zu einer internen Meldestelle |
| 50 bis 249 Beschäftigte | Pflicht zu einer internen Meldestelle, mit Übergangsfrist bis 17. Dezember 2023 |
| Ab 250 Beschäftigte | Pflicht zu einer internen Meldestelle, sobald das Gesetz in Kraft tritt |
Für bestimmte Branchen, etwa im Finanzbereich, können unabhängig von der Größe besondere Regeln gelten. Daneben soll es externe Meldestellen bei Behörden geben, an die sich Hinweisgeber ebenfalls wenden können.
Welche Hinweise sind geschützt?
Die EU-Richtlinie selbst schützt Meldungen über Verstöße gegen bestimmtes EU-Recht, etwa in Bereichen wie Produktsicherheit, Umweltschutz, Datenschutz oder öffentliches Auftragswesen. Der deutsche Entwurf geht darüber hinaus und bezieht unter anderem auch Straftaten und bestimmte Ordnungswidrigkeiten nach deutschem Recht ein. Für die Praxis bedeutet das: Die Bandbreite möglicher Meldungen ist groß. Sie reicht vom Verdacht auf Betrug oder Korruption über Verstöße gegen Arbeitsschutzvorschriften bis hin zu Datenschutzpannen. Reine Beschwerden über den Kaffee in der Teeküche gehören nicht dazu, aber auch mit solchen Meldungen sollte man rechnen und freundlich umgehen können.
Was muss ein Hinweisgebersystem können?
Nach der Richtlinie und dem Entwurf sind vor allem diese Punkte wichtig:
- Erreichbarkeit: Beschäftigte müssen Meldungen mündlich oder in Textform abgeben können, auf Wunsch auch in einem persönlichen Gespräch.
- Vertraulichkeit: Die Identität der meldenden Person muss geschützt werden. Nur die zuständigen Personen dürfen davon erfahren.
- Fristen: Die Richtlinie sieht vor, dass der Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen bestätigt wird und die meldende Person innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu den ergriffenen Maßnahmen erhält.
- Unabhängigkeit: Die Personen, die Meldungen bearbeiten, müssen dabei unabhängig handeln können und die nötige Fachkunde haben.
- Dokumentation: Meldungen werden dokumentiert, unter Beachtung des Datenschutzes.
- Schutz vor Repressalien: Wer gutgläubig meldet, darf deshalb nicht benachteiligt werden, etwa durch Kündigung, Abmahnung oder Versetzung.
Intern oder extern organisieren?
Gerade für mittelständische Betriebe stellt sich die Frage: Wer soll die Meldungen eigentlich entgegennehmen? Es gibt verschiedene Möglichkeiten:
| Modell | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Interne Person (z. B. Personal, Compliance) | Kennt das Unternehmen, schnelle Wege | Vertrauen der Belegschaft fraglich, Interessenkonflikte möglich |
| Externe Ombudsperson (z. B. Anwalt) | Unabhängig, hohes Vertrauen | Laufende Kosten, muss sich ins Unternehmen einarbeiten |
| Digitales Meldesystem | Rund um die Uhr erreichbar, anonyme Kommunikation möglich | Auswahl und Datenschutzprüfung nötig, bearbeiten muss trotzdem ein Mensch |
In der Praxis kombinieren viele Unternehmen ein digitales Meldesystem mit einer festen internen oder externen Ansprechperson. Der Entwurf sieht vor, dass die Meldestelle auch an Dritte ausgelagert werden kann. Die Verantwortung, Missständen nachzugehen, bleibt aber beim Unternehmen.
Warum Sie nicht bis zum letzten Tag warten sollten
Ein Hinweisgebersystem ist nicht nur eine lästige Pflicht. Es kann Ihnen helfen, Probleme früh zu erfahren, bevor sie bei Behörden, in der Presse oder vor Gericht landen. Wer Missstände intern melden kann und ernst genommen wird, geht seltener nach außen. Gleichzeitig braucht ein gutes System Vorbereitung: Zuständigkeiten, Abläufe, Datenschutz, Information der Belegschaft und, falls vorhanden, Abstimmung mit dem Betriebsrat.
Checkliste: jetzt schon vorbereiten
- Beschäftigtenzahl prüfen: Liegen Sie über 50 oder über 250?
- Entwicklung des Gesetzgebungsverfahrens verfolgen
- Überlegen, wer Meldungen bearbeiten soll und wer als Vertretung infrage kommt
- Ablauf für die Bearbeitung skizzieren: Eingang, Bestätigung, Prüfung, Maßnahmen, Rückmeldung
- Datenschutz einplanen: Wer darf was sehen, wie lange wird gespeichert?
- Kosten und Anbieter für ein mögliches digitales System vergleichen
- Kommunikation an die Belegschaft vorbereiten
Unsere Einschätzung
Ob das Gesetz noch dieses Jahr in Kraft tritt, ist offen. Fest steht aber: Die Pflicht wird kommen, weil die EU-Richtlinie sie vorgibt. Für Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten bleibt nach dem Entwurf noch etwas Zeit. Wer ab 250 Beschäftigte hat, sollte dagegen jetzt mit den Vorbereitungen beginnen. Und für alle gilt: Eine Kultur, in der Probleme offen angesprochen werden können, ist der beste Schutz, mit oder ohne Gesetz.
Wir helfen Ihnen gerne
Die Mittelstandsoptimierer beraten Sie bei der Einführung eines Hinweisgebersystems, das zu Ihrer Unternehmensgröße passt, von der Auswahl des Meldekanals über die Abläufe bis zum Datenschutz. Mehr unter www.mittelstandsoptimierer.de oder telefonisch unter 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
