Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Viele haben dafür eine schnelle Lösung gefunden und das Thema dann zur Seite gelegt, denn beim Versenden gab es Übergangsfristen. Diese laufen jetzt aus. Ab dem 1. Januar 2027 beginnt für die ersten Unternehmen die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden, ab 2028 gilt sie für fast alle. Wenn Sie zum ersten Mal von der E-Rechnung-Versendepflicht ab 2027 lesen oder sie bisher erfolgreich verdrängt haben: Sie haben noch gut vier Monate. Das reicht, wenn Sie jetzt anfangen.
Wer ab wann E-Rechnungen versenden muss
| Zeitraum | Was gilt beim Versand an andere Unternehmen |
|---|---|
| bis 31.12.2026 | Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen, etwa PDF, bleiben für alle zulässig, PDF mit Zustimmung des Empfängers |
| ab 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen versenden. Für kleinere Unternehmen gelten die bisherigen Möglichkeiten noch ein Jahr weiter. |
| ab 01.01.2028 | Alle Unternehmen müssen im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. |
Entscheidend für 2027 ist also Ihr Umsatz im laufenden Jahr 2026. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte nicht darauf spekulieren, darunter zu bleiben, sondern lieber gleich umstellen.
Wer nicht betroffen ist
- Rechnungen an Privatkunden: Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise sind ausgenommen.
- Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen aber auch sie können.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten schon länger eigene Regeln zur elektronischen Rechnung, die unverändert weiterlaufen.
Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?
Hier liegt das häufigste Missverständnis: Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail verschickt wird. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, der der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell ausgelesen werden kann. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: Ein reines XML-Format. Ohne passendes Programm sieht man nur Code, deshalb braucht der Empfänger eine Anzeige- oder Buchhaltungssoftware.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, bei dem ein lesbares PDF und die strukturierten Daten in einer Datei stecken. Zulässig sind die Profile, die der europäischen Norm entsprechen; die sehr einfachen Profile reichen nicht aus.
Andere Formate, etwa im elektronischen Datenaustausch zwischen großen Handelspartnern, sind unter bestimmten Bedingungen ebenfalls möglich. Für die meisten kleinen Firmen sind XRechnung und ZUGFeRD die naheliegenden Lösungen.
Was kleine Firmen jetzt vorbereiten sollten
1. Rechnungsprogramm prüfen
Kann Ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware heute schon XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Viele Programme können das inzwischen, manchmal muss die Funktion nur aktiviert oder ein Update eingespielt werden. Wer Rechnungen noch in einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation schreibt, braucht spätestens jetzt eine neue Lösung.
2. Stammdaten aufräumen
Eine E-Rechnung braucht vollständige, saubere Daten: korrekte Anschriften, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, gegebenenfalls Bestellnummern oder Leitweg-IDs der Kunden. Fehlende Pflichtangaben führen dazu, dass Rechnungen abgelehnt werden, und abgelehnte Rechnungen werden bekanntlich nicht bezahlt.
3. Versandweg klären
Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, wie sie E-Rechnungen empfangen möchten: per E-Mail an eine bestimmte Adresse, über ein Portal oder über ein Netzwerk für elektronischen Rechnungsaustausch. Je früher Sie das wissen, desto reibungsloser läuft der Start.
4. Archivierung anpassen
Aufbewahrt werden muss die E-Rechnung in ihrem ursprünglichen Format, also die strukturierte Datei, nicht nur ein Ausdruck. Prüfen Sie, ob Ihr Archiv das unveränderbar und auffindbar leistet, so wie es die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen.
5. Testen, testen, testen
Schicken Sie vor dem Stichtag Testrechnungen an Ihre Steuerberatung oder einen freundlichen Stammkunden und lassen Sie prüfen, ob alles korrekt ankommt. Kostenlose Prüfwerkzeuge im Netz zeigen außerdem, ob eine Datei formal gültig ist.
Drei Irrtümer, die wir oft hören
- „Unser PDF hat doch einen Barcode.“ Entscheidend ist nicht, ob ein Dokument elektronisch aussieht, sondern ob es einen strukturierten Datensatz nach der europäischen Norm enthält.
- „Das macht mein Steuerberater.“ Ihre Steuerberatung bucht Rechnungen, ausstellen müssen Sie sie aber selbst, mit Ihrer eigenen Software.
- „Wir schreiben nur zehn Rechnungen im Monat, das lohnt sich nicht.“ Die Pflicht hängt nicht von der Zahl der Rechnungen ab. Gerade für wenige Rechnungen gibt es aber einfache und günstige Lösungen.
Zeitplan bis zum Jahresende
- September: Umsatzprognose für 2026 prüfen, Software-Fähigkeiten klären, gegebenenfalls neue Lösung auswählen
- Oktober: Software einrichten, Stammdaten vervollständigen, Kunden nach Empfangswegen fragen
- November: Testrechnungen verschicken, Archivierung prüfen, Abläufe mit der Buchhaltung abstimmen
- Dezember: Letzte Korrekturen, Mitarbeitende einweisen, Puffer für Unvorhergesehenes
Auch kleine Firmen unter 800.000 € sollten nicht warten
Formal haben kleinere Unternehmen ein Jahr länger Zeit. Trotzdem lohnt sich der Umstieg schon jetzt: Größere Kunden stellen ihre Buchhaltung ohnehin um und werden zunehmend E-Rechnungen erwarten, weil sie diese automatisch verarbeiten können. Wer früh umstellt, wird schneller bezahlt, spart Porto und Papier und hat 2028 keinen Stress.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihre Rechnungsstellung rechtzeitig auf E-Rechnung umstellen? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer prüft Ihre vorhandene Software, hilft bei Auswahl und Einrichtung einer passenden Lösung und sorgt dafür, dass Versand und Archivierung sauber funktionieren. Für steuerliche Einzelfragen arbeiten Sie am besten zusätzlich mit Ihrer Steuerberatung zusammen. Rufen Sie uns an unter 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
